استفاده از KPI برای اندازه گیری اهداف مدیریت فرایند کسب و کار (BPM)

KPI ها را می توان به KPI های بلند مدت و کوتاه مدت تقسیم کرد. KPIهای بلندمدت مربوط به اقداماتی است که برای دستیابی به اهداف شرکت شما باید انجام شود – برای مثال افزایش فروش یا بهبود حفظ مشتری یا نرخ تبدیل. از منظر مدیریت فرآیند کسب‌وکار، باید KPIهای خاصی در نظر گرفته شود، مانند میانگین زمان صرف شده برای تکمیل یک فرآیند معین، تعداد مراحل موجود در هر فرایند، و میانگین مدت زمانی که هر بخش از فرآیند طول می‌کشد .

KPIهای کوتاه مدت معمولاً تمرکز ویژه تری بر اینجا و اکنون و گذشته نزدیک دارند. اهداف مدیریت فرآیند کسب‌وکار را می‌توان با استفاده از KPIهای کوتاه‌مدت اندازه‌گیری کرد، مانند اینکه چقدر مراحل خاص در یک فرآیند طی می‌شود و چه موانعی ممکن است برای کاهش سرعت آن رخ دهد. هدف اصلی در اینجا افزایش و بهبود بهره وری و کارایی کلی در یک فرآیند یا فعالیت تجاری تعیین شده است .

شاخص های کلیدی عملکرد (KPIs) می توانند و باید برای ردیابی دستاوردهای ملموس در خصوص انواع فعالیت های تجاری استفاده شوند. فرض کنید می‌خواهید میانگین میزان خرید مشتریان خود را بهبود ببخشید (این هدف سطح بالای شما خواهد بود و باید قابل اندازه‌گیری‌تر از این باشد). دستیابی به اهداف معمولا پیچیده هستند و نیاز به مدیریت در جوزه های مختلف، دپارتمان ها، مقیاس های زمانی و مدیریت منابع دارند از این رو  KPIها می توانند با شکستن مراحلی که برای موفقیت در رسیدن به هدف مورد نظر باید طی کنید، به شما در دستیابی به این هدف کمک کنند. به عنوان مثال، ممکن است به KPI های مختلفی  در حوزه های کمک به بهبود تعامل با مشتری، افزایش ترافیک عمومی وب‌سایت یا بررسی ساختار قیمت‌گذاری خود نیاز داشته باشید تا به شما در رسیدن به هدف کلی خود در افزایش میانگین میزان خرید مشتریان کمک کند .

استفاده از KPIها می‌تواند با ارائه راه‌هایی برای سنجش پیشرفت در برابر اهداف سازمانی و شخصی کارکنان، به ما کمک کند. اما آنها مزیت مهم دیگری نیز دارند. KPI ها روشی عالی برای ارائه معیارهای معنادار در حوزه هایی هستند که می توانند در فرآیندهای کسب و کار شما بهبود یابند. آن‌ها می‌توانند داده‌های عینی مورد نیاز برای ایجاد تغییرات برای بهتر شدن را در اختیار شما بگذارند، خواه این موضوع رسیدگی به یک مشکل عملکرد با یکی از اعضای تیم باشد یا اصلاح ترتیب مراحلی که در یک فرآیند انجام می‌شود .

در نهایت، در حالی که KPI ها راهی مفید برای به دست آوردن بینش در مورد عملکرد فرآیندهای کسب و کار شما هستند، هنگام استفاده از آنها مراقب باشید که حداکثر ارزش را اضافه کنند. به عنوان مثال، به یاد داشته باشید که اگرچه KPIهایی که بر داده‌های کمی تمرکز می‌کنند مهم هستند، نباید از حوزه‌های اطلاعات ذهنی‌تر و کیفی‌تر مانند بازخورد مشتری غافل شوید. تمرکز بیش از حد بر روی اعداد، بدون شناخت داستان پشت آنها، می تواند منجر به تمرکز نامتعادل و ناتوانی در درک مسائل و نظرات مشتریان شود .