راهنمای خرید بهترین نرم‌افزار BPMS برای سازمان شما

قبل از اینکه مطمئن شوید بهترین نرم افزار مدیریت فرایند های کسب و کار (BPMS) برای شما چیست، ایده خوبی است که بدانید یک سامانه  BPMS چه ویژگی هایی باید داشته باشد.

بهترین نرم‌افزار BPM باید دارای یک ابزار ساخت نمودارهای فرآیند بصورت کاملا بصری و ویژوال باشد که به کاربران اجازه می‌دهد تا بدون دانش کدنویسی، جریان‌های کاری را به راحتی طراحی کنند. این کار فشار را از تیم فناوری اطلاعات برداشته و کنترل را در دست کاربر نهایی فرایند قرار می دهد.

سیستم طراحی و ساخت فرایند ها بایستی در عین سادگی کلیه امکانات لازم جهت پیاده سازی فرآیند های پیچیده را نیز برای شما فرآهم کند. امکاناتی همچون تعریف شرط بر روی مراحل، شروع فرایند به انواع روش ها و ابزار نمایش اسناد موجود در هر مرحله از الزامات فرایند ساز می باشد.

با BPMS، سازمان ها می توانند فرآیندهای ترکیبی ایجاد کنند که چابکی را افزایش می دهد و به سرعت با شرایط متغیر سازگار می شود. این سیستم امکان سفارشی سازی گردش کارها در طی زمان را فراهم می کند تا از هماهنگی آنها با خدمات سازمان اطمینان حاصل کند. همچنین میزان پاسخگویی را در فرآیند کسب و کار افزایش می دهد و بینش عمیقتری در مورد عملیات های اجرایی شرکت به مدیران و پرسنل ارائه می دهد.

با استفاده از یک فرم ساز پویا، می توانید انواع فرم های ساده و پیچیده را طراحی کنید. در ماژول فرم ساز تعبیه شده در نرم افزار  BPMS به سه ویژگی بسیار دقت کنید .اول اینکه، فرم های شما بایستی امکان جمع آوری و ذخیره سازی انواع ساختار های داده ای همانند فیلد های ثبت متن، اعداد، تصاویر، نقشه یا هر چیز دیگری را به راحتی و با قالب سفارشی شما فرآهم آورد و دوم اینکه  فرم ها بایستی بتوانند داده های جمع آوری شده را اعتبار سنجی نماید . سومین مورد نیز بررسی امکان تعریف اکشن ها و سرویس‌های عملکردی جهت تبدیل فرم ها به فرم‌های تعامل‌گرا و زنده می باشد.

یکی از عواملی که اجرای BPM را بسیار  ارزشمند تر  از پیاده سازی نرم افزار های جزیره ای می کند، قابلیت های قدرتمند تجزیه و تحلیل و گزارشات جامع است. ساخت داشبورد ها و گزارشات اختصاصی برای به دست آوردن بینشی در مورد نحوه عملکرد فرآیندها و بهبودهای مورد نیاز بسیار مهم هستند. از این رو در هنگام خرید نرم افزار BPMS  بایستی حتما وجود یک داشبورد ساز و یا گزارش ساز قدرتمند را بصورت تعبیه شده در این سامانه بررسی نمایید.

همه کارهای انجام شده در سازمان ها به خوبی تعریف شده و مانند فرآیندها ساختار یافته نیستند. مقدار نسبتاً زیادی عدم قطعیت وجود دارد که نمی‌توان آن را با روش‌شناسی مرسوم BPM مدیریت کرد. هنگامی که نرم افزار BPM شامل ویژگی های قابلیت تطبیق فرآیندها باشد، راه حل جامع تری ارائه می دهد.

قابلیت تطبیق فرآیندها بدین معناست که BPMS  بایستی بتواند فرایند ها و فرم هایی را که تلفیقی از همکاری میان نیروی انسانی و ماشین را برای تکمیل و پیش برد اهداف سازمان نیاز دارند را پشتیبانی نماید.

امروزه کسب و کارها با سرعت رعد و برق پیشرفت کرده و بزرگ می شوند. منطقی است که حجم داده ها و اسناد تولید شده بسیار زیاد باشد. یک سیستم BPM خوب می تواند داده ها و اسناد را به طور موثر مدیریت کند و منبع بسیار ارزشمندی از دانش را ایجاد و حفظ کند. وجود یک سیستم مدیریت فایل ها و اسناد قدرتمند در BPMS  از جمله مواردی است که یک نرم افزار مدیریت فرایندهای کسب و کار را توانمند می سازد.

امنیت داده ها یک نگرانی مهم برای سازمان ها در همه جا است. نرم افزار BPM ی را انتخاب کنید که کنترل دسترسی به داده ها را تسهیل می کند. محدود کردن دسترسی به داده‌های محرمانه بر اساس نقش‌ها، راه مؤثری برای اطمینان از حفظ امنیت است.

صرف نظر از ماهیت کار، ارتباط موثر بین انجام دهندگان وظیفه همیشه مورد نیاز است. برای بهره وری بهینه، بهتر است همه مکالمات پیرامون کار بر روی یک پلتفرم واحد انجام شود. جابجایی بین برنامه های ارتباطی بی نظم و وقت گیر است. وجود ابزار های ارتباطی همچون چت سازمانی، سیستم یادداشت گذاری و منشن کردن افراد در کنار وجود ماژول های پیامک، اتصال به مرکز تماس و ایمیل نیاز ارتباط و همکاری درBPMS  را مرتفع می سازد.

کسب‌وکارها همچنین فعالیت‌های یک‌باره‌ای را انجام می‌دهند که نمی‌توان آن‌ها را به عنوان فرآیندهای تکراری طبقه‌بندی کرد. گاهی اوقات، حتی پروژه ها نیز نیاز به ساده سازی و بهینه سازی دارند. انتخاب یک نرم‌افزار BPM که از این قابلیت پشتیبانی میکند و شامل توانایی مدیریت پروژه‌ها به طور موثر باشد، بسیار ارزشمند خواهد بود.

این بدان معناست که نرم افزار مورد نظر بایستی امکانات مدیریت پروژه و مدیریت وظایف را با بصورت همزمان پشتیبانی نماید از این امکانات می توان به وجود تابلوهای کنبان برای رصد و مدیریت وظایف بصورت روشمند و نمودار گانت (گانت چارت) برای پیگیری زمانبندی های ارکان پروژه مانند فاز های پیاده سازی و یا آیتم های قابل انجام، اشاره کرد.

برای انتخاب و خرید نرم افزار BPMS مناسب با واقعیت و اهداف کسب و کارتان، سعی کنید عوامل کلیدی زیر را ارزیابی کنید:

یکی از عوامل کلیدی در انتخاب BPMS، انتخاب ابزاری است که دارای یکپارچگی بومی با سایر منابع فناوری مانند ECM (مدیریت محتوای سازمانی)، EDM (مدیریت الکترونیکی اسناد)، ERP (برنامه ریزی منابع سازمانی) و غیره باشد.

وجود دسترسی به تمام داده ها در یک ابزار به مشاغل اجازه می دهد تا از داده ها در فرآیندها استفاده کنند. به عنوان مثال، در فرآیند درخواست خرید، امکان ثبت نام تامین کنندگان و انتخاب آسان تر و خودکار آنها وجود دارد و تمامی داده های موجود در سیستم در صورت لزوم مورد استفاده قرار می گیرند.

یکپارچه سازی به چابکی فرآیندها کمک می کند و حتی داده ها و گزارش های مهمی را برای تصمیم گیری فراهم می کند.

یک BPMS باید بتواند فرآیندها را برای اجرا آسان‌تر کند و برای این کار باید برای همه ذینفعان قابل درک باشد.

به خاطر داشته باشید، این سیستم توسط کارمندانی از مناطق مختلف که مسئولیت فرآیندهای مختلف را بر عهده دارند، استفاده می شود، که همیشه با نرم افزار و فناوری آشنا نیستند.

آیا تامین کننده BPMS شما می تواند پشتیبانی لازم را برای استفاده از سیستم ارائه دهد؟ بررسی کنید که دسترسی به پشتیبانی IT تامین کننده چقدر آسان است، و آیا SLA (توافقنامه سطح خدمات) دارد یا خیر.

علاوه بر این، یادگیری یک سیستم ایده آل برای شرکت آسان است، بنابراین نمایندگان شرکت شما می توانند فرآیندها را بدون اتکا به تامین کننده مدیریت کنند.

همچنین اسناد ابزار مورد نظر و اطلاعاتی که در مورد نحوه استفاده از آن ارائه می دهد را ارزیابی کنید.

مهم است که منابع شامل درس های ویدیویی، مثال های استفاده و آموزش هایی باشد که نحوه استفاده از ویژگی های نرم افزار را نشان می دهد. کاربران باید در هنگام استفاده از سیستم بدون اتکای شدید به پشتیبانی فناوری اطلاعات، استقلال کافی داشته باشند.

یک BPMS می‌تواند تمام ویژگی‌هایی را که یک شرکت به آن نیاز دارد، داشته باشد، اما اگر قیمت آن با بودجه کسب‌وکار شما سازگار نباشد، ارزش آن را ندارد. سعی کنید ابزار مناسبی پیدا کنید که مقرون به صرفه باشد.

علاوه بر این، لازم است بررسی کنید که آیا شرکت شما زیرساخت لازم برای اجرا و پیاده سازی آن نرم افزار را دارد یا خیر. آیا کسب و کار شما بدنبال راه حل متمرکز است یا غیرمتمرکز؟ آیا زیرساخت فناوری اطلاعات موجود شما در حال حاضر از تکنولوژی های خاص یا ساختار شبکه ای بخصوصی پیروی میکند که می تواند بر استقرار تأثیر بگذارد؟

لازم به ذکر است که مدیریت مبتنی بر فرآیند فراتر  از یک مدل مدیریتی صِرف است، اما ساختاری است که باید در فرهنگ یک شرکت پذیرفته شود، تا بر اساس آن سازمان با تمرکز بر فرآیندها به جای دپارتمان ها و سلسله مراتب عمودی شروع به فعالیت کند.

پس  BPMS ابزاری است که باید با فرهنگ موجود در کسب و کار سازگار باشد، در غیر این صورت ممکن است با مقاومت کارمندان مواجه شود.

این در مورد موضوع انتخاب بهترین نرم افزار BPMS موجود در بازار نیست، بلکه بهترین نرم افزار برای شرایط شماست. به عنوان مثال، برخی از کسب و کارها فرآیندهای بسیار پیچیده تری نسبت به سایرین دارند.

در اینجا چک لیستی از سوالات مفیدی که در هنگام ارزیابی نرم افزار مدیریت کسب و کار (BPMS) باید به آنها پرداخته شود وجود دارد.

نیازهای BPM ی تیم شما چیست؟ به چه اهداف تجاری امیدوار هستید؟

بودجه تایید شده توسط تیم مالی شما چقدر است؟

به چه نوع میزبانی نیاز دارید –  (سرور داخلی)On-Premise یا ابری؟

چه نوع مدل مجوزی را ترجیح می دهید – منبع باز، نسخه های محدود رایگان یا نسخه های کاملاً پولی؟

هزینه نرم افزار چقدر است؟ هزینه های پنهان چیست؟

دپارتمان های داخلی و نیز مشتریان فعلی سازمان با چه مشکلاتی روبرو هستند؟آیا نرم افزار BPMS  مورد نظر راه حلی برای این مشکلات ارائه می دهد؟

نرخ بازگشت سرمایه(ROI) در خرید این نرم افزار چقدر است؟

کاربران نهایی چه سطحی از دانش فنی دارند؟

آیا نرم افزار BPMS نظر مقیاس پذیر است؟ایا می تواند با نیاز های رو به رشد سازمان رشد کند ؟

آیا امکان سفارشی نرم افزار BPMS انتخاب شده مطابق با مقررات صنعت، بازار و دولت وجود دارد؟

تیم قبل از استفاده از نرم افزار به چه میزان آموزش نیاز دارد؟

نظرات دیگر مشتریان در مورد پشتیبانی محصول چیست؟

برای انتخاب آسانتر سیستم مناسب، نکته کلیدی این است که مراحل مختلف را تا تصمیم نهایی طی کنید.

1. تعیین اهداف

آنچه را که برای اجرای BPMS در راستای برنامه ریزی استراتژیک شرکت در نظر گرفته شده است، تعریف کنید.

2. تعریف صاحبان وظیفه

قبل از انتخاب BPMS، مهم است که به طور داخلی تعیین کنید که چه کسی مسئول پیاده سازی و مدیریت سیستم خواهد بود – آیا این حوزه مدیریت، فرآیند یا فناوری اطلاعات خواهد بود؟

به طور کلی، توصیه می‌شود که همه طرف‌ها با حمایت کافی برای عملکرد صحیح سیستم و اعمال استراتژی‌های تجاری با یکدیگر همکاری کنند.

3. جزئیات مورد نیاز ابزار

مشخص کنید که کسب‌وکار شما چه نیازها و اولویت‌هایی از سیستم دارد، مانند یافتن اینکه کدام فرآیندهای تجاری به اتوماسیون نیاز دارند، یکپارچه‌سازی با سایر سیستم‌ها و چارچوب‌ها، یا نحوه عملکرد مدیریت اسناد و داده‌ها.

4. انتخاب اولیه

گزینه های خود را محدود کنید و ابزارهای نامزد را با استفاده از الزامات شرح داده شده در مرحله 3 انتخاب کنید.

5. جمع آوری اطلاعات

لیست الزامات را برای نامزدها ارسال کنید تا اطلاعات مربوط به محصولات را از تامین کنندگان جمع آوری کنید.

6. ارائه ابزار

با انتخاب نامزدها، از آنها دعوت کنید تا محصولات و ویژگی های خود را ارائه دهند.

7. تست و نسخه آزمایشی

این زمان برای آزمایش اثبات امکانات محصولات است تا بررسی کنید که آیا آنها واقعا برای شرکت شما مناسب هستند یا خیر.

8. محک زدن

یکی از راه‌های رفع تردیدها و اطمینان از اینکه این ابزار برای رقابت شرکت شما عملکرد خوبی دارد، این است که به رقبا نگاه کنید و بررسی کنید که از کدام سیستم‌ها استفاده می‌کنند.

9. مذاکره

فرآیند خرید را با مذاکرات قیمت، روش های پرداخت و شرایط پشتیبانی از سوی تامین کننده تکمیل کنید.

10. قرارداد

در نهایت، خرید BPMS را انجام دهید.