سیستم ساز کسب و کار چیست؟ و چه مزایایی دارد؟
نرم افزار سیستم ساز کسب و کار، که با نام BPMS نیز شناخته می شود، ابزاری قدرتمند برای طراحی، مدل سازی و خودکارسازی فرآیندهای مختلف در کسب و کار شما است. هدف اصلی این نرم افزارها، ایجاد رویکردی سیستماتیک و فرآیند مدار در سازمان ها است. استفاده از سیستم ساز کسب و کار در سازمان مزایایی به همراه دارد که در این مطلب به ان اشاره شده است. پس تا انتهای مطلب با ما همراه باشید.
آنچه در این مقاله میخوانید:
تعریف سیستم
سیستم یک ترکیب پیوسته از عناصر است که خروجی مشخصی را تولید می کند. همچنین، کسب و کار نیز یک سیستم است که از مجموعه ای از افراد، اسناد و ابزارها تشکیل شده است و خروجی آن سودی است که تولید می کند.
اجزای سیستم کسب و کار
اجزای سیستم کسب و کار عبارتند از:
افراد: شامل خودمان، کارکنان، و تمام تامین‌کنندگان و افرادی است که در توسعه کسب و کار ما تأثیر گذار هستند.
اسناد: اسناد شامل چشم‌انداز، ماموریت، مزایای رقابتی و تمام دستورالعمل هایی است که در آن تمام فرآیندهای کسب و کار توضیح داده شده اند.
ابزار: بخش مهمی از ساختار کسب و کار ما تجهیزات و ابزارهایی هستند که به ارتقا و بهبود کسب و کار کمک می کنند. کامپیوتر، سیستم تلفنی، وب سایت، سیستم پیامکی، نرم‌افزارها و … ابزارهایی هستند که بخشی اساسی از ساختار کسب و کار ما را تشکیل می دهند.
سیستم سازی به زبان ساده
سیستم سازی یا “سازماندهی کسب و کار” شامل تمام فعالیت هایی است که برای خودکارسازی عملکرد کسب و کار صورت می گیرد، تا با حداقل نیاز به نظارت و مداخله مدیر، بیشتر فرآیندها به خوبی پیش بروند. علم سازماندهی به مدیران کمک می کند تا وابستگی کسب و کار به خودشان را کاهش دهند، به گونه‌ای که حتی زمانی که حضورشان در محل کار لازم نیست، فعالیت‌ها به خوبی ادامه یابد. قبل از هر چیز بهتر است با سیستم و اجزای آن آشنا شوید. پس برای درک بهتر سیستم ساز کسب و کار و مزایایی که دارد، این مطلب را از دست ندهید.
سیستم ساز کسب و کار چیست؟ تعریف علمی سیستم سازی کسب و کار
نرم افزارهای سیستم ساز کسب و کار، ابزاری قدرتمند برای طراحی، مدیریت و اجرای فرآیندهای مختلف در کسب و کار شما هستند. به عبارت دیگر، این نرم افزارها، فرآیندهای دستی سازمان را خودکار و الکترونیکی می کنند.
با استفاده از نرم افزار سیستم ساز کسب و کار می توانید:
- راندمان و بهره وریرا به طور قابل توجهی افزایش دهید.
- هزینه ها را کاهش دهید
- در زمان خود صرفه جویی کنید
- کیفیت محصولات رابهبود ببخشید
- کیفیت ارائه خدمات راافزایش دهید
- رضایت مشتریرا افزایش دهید
- انعطاف پذیریخود را در برابر تغییرات افزایش دهید
- بهبود نظم و انضباط در فرآیندها
- کاهش خطاهای انسانی
- دسترسی سریع تر و بهتر به اطلاعات
- افزایش شفافیت و پاسخگویی
کسب و کارها و سازمان ها برای شناسایی، نظم دهی و خودکارسازی فرآیندهای خود از نرم افزارهای سیستم ساز استفاده می کنند. تفاوت این نرم افزارها با نرم افزارهای اتوماسیون اداری در تمرکز آن ها بر طراحی و خودکارسازی فرآیندها است.
نرم افزار اتوماسیون اداری علاوه بر امکان تعریف و خودکارسازی فرآیندها، قابلیت های دیگری مانند مدیریت مکاتبات، مدیریت مستندات و… را نیز ارائه می دهد.
چرا باید نسبت به سیستم سازی کسب و کار اقدام کنیم؟
اقدام کردن نسبت به خرید سیستم ساز کسب و کار ضروی است زیرا:
1.بهبود کارایی: سیستم ساز کسب و کار باعث بهبود کارایی و بهره وری در اجرای فرآیندها و عملیات می شود.
بهترین دلیل برای سیستم سازی کسب و کار این است که این روش بهبود کارایی و عملکرد کسب و کار را به میزان قابل توجهی افزایش می دهد. با سیستم سازی، تمامی فرآیندها، فعالیت ها و عملیات به طور دقیق تعیین شده و به شکل منطقی و سازمان یافته ای انجام می شوند که منجر به بهره وری بیشتر، کاهش هدررفت منابع و افزایش کیفیت محصولات و خدمات می شود.
۲. کاهش وابستگی به افراد: با سیستم سازی، وابستگی به افراد خاص کاهش می یابد و کسب و کار قادر است بدون نیاز به حضور مداوم مدیران به خوبی اداره شود. با سیستم سازی، وابستگی به افراد خاص کاهش یافته و اطلاعات و دانش مربوط به فرآیندها و عملیات کسب و کار در دسترس قرار می گیرد. این به مدیران کمک می کند تا تصمیمات بهتری بگیرند و برنامه‌ریزی مناسب تری داشته باشند. همچنین، با سیستم سازی، خطاها و اشتباهات در اجرای فرآیندها به حداقل ممکن کاهش می یابد که این موجب صرفه جویی در زمان و هزینه می شود.
۳. کاهش خطاها: استفاده از نرم افزار سیستم ساز باعث کاهش خطاها و اشتباهات در فرآیندها و تصمیم‌گیری‌های کسب و کار می شود.
۴. افزایش انعطاف پذیری: با توسعه سیستم های سازمانی، کسب و کار به انعطاف پذیری بیشتری در مواجه با تغییرات در محیط خارجی می رسد.
۵. بهبود تصمیم گیری: استفاده از نرم افزار سیستم ساز به مدیران کمک می کند تا تصمیمات بهتری بگیرند، زیرا دسترسی آسان‌تری به اطلاعات دارند و تحلیل دقیق‌تری از وضعیت کسب و کار دارند. به علاوه، سیستم سازی به کسب و کار انعطاف پذیری بیشتری در مواجه با تغییرات در محیط خارجی می بخشد. با داشتن یک ساختار سازمانی منظم و منطقی، کسب و کار می تواند به بهترین شکل به چالش ها و فرصت های جدید واکنش نشان دهد و سریعاً با تغییرات بازار و صنعت پیش برود.
نرم افزار سیستم ساز BPMS چه کاربردی دارد؟
با استفاده از نرم افزار سیستم ساز کسب و کار یا BPMS می توانید:
- فرآیندهایخود را به طور کامل طراحی و مدل سازی کنید.
- وظایف و گردش کاررا به طور خودکار انجام دهید.
- راندمان و بهره وریرا به طور قابل توجهی افزایش دهید.
- هزینه هارا کاهش دهید.
- کیفیت محصولات و خدماترا بهبود ببخشید.
- رضایت مشتریرا افزایش دهید.
- انعطاف پذیریخود را در برابرهر گونه تغییرات احتمالی افزایش دهید.
نرم افزار BPMS راه حلی جامع برای سیستم سازی کسب و کار شما
بهترین ابزار برای سیستم سازی کسب و کارها و مجموعه های مختلف، نرم افزار BPMS است. این نرم افزارها با هدف طراحی فرآیندها بدون نیاز به دانش برنامه نویسی و مدیریت آن ها در یک محیط یکپارچه توسعه داده شده اند.
بررسی انواع نرم افزار BPMS
-
نرم‌افزارهای BPMS مبتنی بر ابر (Cloud-Based)
– این نوع از نرم‌افزارهای BPMS در محیط ابری اجرا می‌شوند و به کاربران امکان دسترسی به فرآیندها و داده‌ها از هر مکانی را می‌دهند.
– مزایای استفاده از این سیستم‌ها شامل کاهش هزینه‌های زیرساختی، انعطاف‌پذیری بالا در مقیاس‌بندی و به‌روزرسانی‌های خودکار میشود.
– امنیت داده‌ها و حفظ حریم خصوصی در این مدل از اهمیت بالایی برخوردار است، زیرا داده‌ها در فضای ابری ذخیره می‌شوند.
-
نرم‌افزارهای BPMS محلی (On-Premises)
– نرم‌افزارهای BPMS محلی بر روی سرورهای داخل سازمان نصب و اجرا می‌شوند.
– این سیستم‌ها به سازمان‌ها کنترل کامل بر زیرساخت‌ها و داده‌های خود می‌دهند و برای سازمان‌هایی که نیاز به رعایت مقررات دقیق دارند مناسب هستند.
– هزینه‌های اولیه نصب و نگهداری این سیستم‌ها ممکن است بیشتر باشد، اما امنیت بالاتری را فراهم می‌کنند.
-
نرم‌افزارهای BPMS متن‌باز (Open Source)
– نرم‌افزارهای BPMS متن‌باز کدهای منبع خود را در دسترس عموم قرار می‌دهند و به کاربران اجازه می‌دهند تا برنامه را بر اساس نیازهای خاص خود تغییر دهند.
– این نوع از نرم‌افزارها معمولاً هزینه‌های پایین‌تری دارند و جامعه‌ای از توسعه‌دهندگان را برای پشتیبانی و بهبود مستمر فراهم می‌کنند.
– انتخاب مناسبی برای سازمان‌هایی است که به دنبال انعطاف‌پذیری بالا و کاهش هزینه‌ها هستند.
-
نرم‌افزارهای BPMS تخصصی (Specialized)
– این نوع از نرم‌افزارهای BPMS برای پاسخگویی به نیازهای خاص صنایع یا بخش‌های معین طراحی شده‌اند.
– ممکن است شامل قابلیت‌های ویژه‌ای باشند که برای مدیریت فرآیندهای پیچیده یا رعایت استانداردهای خاص صنعتی طراحی شده‌اند.
– این نرم‌افزارها می‌توانند به سازمان‌ها کمک کنند تا با سرعت بیشتری به اهداف خود برسند و در عین حال اطمینان حاصل کنند که تمامی الزامات صنعتی را رعایت می‌کنند.
مزایای استفاده از نرم افزار سیستم ساز کسب و کار
نرم افزار سیستم ساز کسب و کار ابزاری قدرتمند برای بهبود و ارتقای کارایی کسب و کار شماست. این نرم افزار با خودکارسازی فرآیندها و مدیریت متمرکز آن ها، مزایای متعددی را به ارمغان می آورد که به اختصار در زیر بیان شده است:
- افزایش سرعت و دقت:با حذف مراحل زائد و خودکارسازی وظایف، سرعت انجام فرآیندها به طور قابل توجهی افزایش می یابد و احتمال بروز اشتباه و خطاهای انسانی به حداقل می رسد.
- شناسایی و بهینه سازی:نرم افزار سیستم ساز با ارائه گزارش ها و تجزیه و تحلیل های دقیق، نقاط ضعف و قابل بهبود فرآیندها را آشکار می کند و زمینه را برای بهینه سازی و افزایش راندمان فراهم می کند.
- مدیریت و نظارت متمرکز:با استفاده از این نرم افزار، امکان مدیریت و نظارت بر تمامی فرآیندها از یک نقطه مرکزی فراهم می شود و پاسخگویی و شفافیت در سازمان افزایش می یابد.
- افزایش چابکی و انعطاف پذیری:نرم افزار سیستم ساز با امکان مدل سازی فرآیندها و تغییر سریع آن ها، به کسب و کار شما کمک می کند تا در برابر تغییرات سریع بازار انعطاف پذیر باشد و خود را با آن هماهنگ نماید.
- کاهش هزینه ها و افزایش بهره وری:با کاهش خطاهای انسانی، حذف مراحل زائد و افزایش سرعت انجام فرآیندها، هزینه ها به طور قابل توجهی کاهش می یابد؛ در نتیجه شاهد افزایش بهره وری خواهیم بود.
علاوه بر این، بسیاری از نرم افزارهای BPMS امروزی دارای ابزار فرم ساز نیز هستند و با استفاده از آن ها، قابلیت طراحی فرم های مختلف را نیز خواهید داشت.
سازمان‌هایی که باید از نرم‌افزار سیستم‌ساز BPMS استفاده کنند
- سازمان‌های با فرآیندهای پیچیده و چندگانه
– سازمان‌هایی که دارای فرآیندهای کسب‌وکار پیچیده و متعددی هستند، می‌توانند از BPMS برای مدیریت و بهینه‌سازی این فرآیندها استفاده کنند.
– BPMS به این سازمان‌ها کمک می‌کند تا فرآیندهای خود را مدل‌سازی، اتوماسیون و بهبود بخشند.
- سازمان‌هایی که به دنبال کاهش هزینه‌ها هستند
– سازمان‌هایی که به دنبال راه‌هایی برای کاهش هزینه‌های عملیاتی خود هستند، می‌توانند از BPMS برای شناسایی و حذف فعالیت‌های غیرضروری و کاهش زمان اجرای فرآیندها بهره ببرند.
- سازمان‌هایی که نیاز به انطباق با مقررات دارند
– سازمان‌هایی که باید مطابق با مقررات دقیق و استانداردهای صنعتی عمل کنند، می‌توانند از BPMS برای تضمین انطباق و رعایت مستمر این مقررات استفاده کنند.
- سازمان‌هایی که به دنبال بهبود مستمر هستند
– سازمان‌هایی که به دنبال بهبود مستمر در فرآیندهای خود هستند، می‌توانند از BPMS برای تحلیل داده‌ها و اجرای اقدامات بهبود بر اساس شواهد و داده‌های مستند استفاده کنند.
- سازمان‌هایی با نیاز به گزارش‌دهی و تحلیل داده‌ها
– سازمان‌هایی که نیاز به گزارش‌دهی دقیق و تحلیل پیشرفته داده‌ها دارند، می‌توانند از BPMS برای جمع‌آوری، ذخیره‌سازی و تحلیل داده‌های فرآیندی بهره ببرند.
- سازمان‌هایی که به دنبال افزایش رضایت مشتری هستند
– سازمان‌هایی که می‌خواهند سطح رضایت مشتریان خود را افزایش دهند، می‌توانند از BPMS برای بهبود فرآیندهای مرتبط با خدمات مشتری و ارائه خدمات سریع‌تر و با کیفیت‌تر استفاده کنند.
- سازمان‌هایی با نیاز به همکاری بین‌بخشی
– سازمان‌هایی که نیاز به همکاری و تعامل مؤثر بین بخش‌های مختلف دارند، می‌توانند از BPMS برای ایجاد یک پلتفرم مشترک برای اشتراک‌گذاری اطلاعات و هماهنگی فعالیت‌ها استفاده کنند.
- سازمان‌هایی که به دنبال انعطاف‌پذیری در فرآیندها هستند
– سازمان‌هایی که به دنبال انعطاف‌پذیری برای سازگاری با تغییرات بازار و نیازهای مشتریان هستند، می‌توانند از BPMS برای سرعت بخشیدن به تغییرات و اجرای سریع‌تر نوآوری‌ها در فرآیندهای خود استفاده کنند.
مزایای سیستم سازی کسب و کار
مزایای سیستم سازی کسب و کار به طور اختصار شامل موارد زیر است:
1. کاهش اضطراب و ترس
اضطراب و ترس در محیط کار معمولاً ناشی از احساس عدم کنترل بر فرآیندها و کارهاست. زمانی که مشتری تماس می گیرد و سوالی مطرح می کند که بخش پشتیبانی شما قادر به پاسخ به آن نیست، اضطراب شما بیشتر می شود. همچنین، اگر بدانید همکاران شما درباره محصول توضیح اشتباهی می دهند یا مشتریان از عملکرد بیزینس شما معترض هستند، قطعا اضطراب شما افزایش می یابد.
ولی زمانی که اطمینان داشته باشید که همه چیز تحت کنترل است و همه همکاران به توجه به دستورالعمل های داده شده عمل می کنند، اضطراب کمتری احساس خواهید کرد. سیستم سازی به شما کمک می کند تا بر اضطراب خود غلبه کنید.
2. داشتن وقت کافی
برخی مدیران در طول روز وظایفی را انجام می دهند که وظایف یک مدیر نیست. پس بهتر است این وظایف را به کارکنان ماهر بسپارید، عدم واگذاری معمولاً ناشی از عدم توجه به سیستم سازی است. بهتر است ابتدا دستورالعمل های مناسبی تدوین کنید و به وظایف اصلی یک مدیر که بهبود سیستم کسب و کار است، بپردازید.
3. رشد و بهبود کسب و کار
رشد سریع کسب و کار شما به کیفیت فرآیندهای بازاریابی، فروش و توسعه بستگی دارد. چنانچه روال دقیق و مشخصی برای تبلیغات و فروش محصولات داشته باشید، می توانید با تبلیغات بیشتر به گسترش و توسعه بیزینس خود کمک کنید.
4. حذف ریزکاری های مدیریت
اگر فرآیندها را طبق اصول سیستم سازی به درستی طراحی نکرده باشید، مجبورید در تمام جزئیات کارهای همکاران دخالت کنید تا اطمینان حاصل شود که کارها به دقت کافی انجام می شود. اگر به‌طور مداوم کارهای کارکنان را بررسی کنید، هیچ‌گاه فرصتی برای پرداختن به پروژه های بزرگ نخواهید داشت؛ زیرا درگیر جزئیات مدیریتی هستید.
5. کاهش خطاها در کسب و کار
تمامی خطاهایی که در کسب و کار ایجاد می شوند، پرهزینه هستند. هر چه تعداد خطاها در کسب و کار بیشتر باشد، هزینه‌های مالی و زمانی بیشتری برای جبران آن ها صرف می شود. همچنین، خطاها باعث افزایش زمان انجام کارها می شود و ممکن است باعث کاهش اعتبار ما در نظر مشتریان نیز شود. یکی از اهداف اصلی سیستم سازی، کاهش احتمال وقوع خطاها و کاهش عواقب آن ها است. با افزایش مقیاس کسب و کار، خطرات و آثار منفی خطاها نیز افزایش می یابد.
منبع : saasbpm
آشنایی با چرخه مدیریت فرآیند کسب و کار (BPMS)
-
تعریف و اهمیت چرخه مدیریت فرآیند
– تعریف چرخه مدیریت فرآیند: چرخه مدیریت فرآیند کسب و کار (BPMS) به مجموعه‌ای از اقدامات و فعالیت‌هایی اشاره دارد که به منظور مدیریت و بهینه‌سازی فرآیندهای کسب‌وکار انجام میشود. این چرخه شامل مراحل مختلفی است که از شناسایی و طراحی فرآیندها شروع شده و به نظارت، اجرا و بهبود مستمر می‌انجامد.
– اهمیت چرخه مدیریت فرآیند: اهمیت این چرخه در این است که به سازمان‌ها امکان می‌دهد تا فرآیندهای خود را به طور مداوم ارزیابی کرده و در جهت بهبود کارایی، کاهش هزینه‌ها و افزایش رضایت مشتریان تلاش کنند.
– مزایای چرخه مدیریت فرآیند: مزایای استفاده از چرخه مدیریت فرآیند شامل بهبود شفافیت در فرآیندها، افزایش قابلیت اطمینان و پیش‌بینی‌پذیری عملیات، و تقویت توانایی سازمان در پاسخگویی به تغییرات محیطی میشود.
-
شناسایی و طراحی فرآیندها
– شناسایی فرآیندها: اولین مرحله در چرخه BPMS، شناسایی دقیق فرآیندهای کلیدی کسب‌وکار و تعیین نیازهای مرتبط با آنها است. این شناسایی باید به گونه‌ای انجام شود که تمامی جنبه‌های مهم فرآیند و تأثیر آن بر سایر بخش‌های سازمان در نظر گرفته شود.
– طراحی فرآیندها: پس از شناسایی، فرآیندها باید به گونه‌ای طراحی شوند که بهترین عملکرد ممکن را داشته باشند. این طراحی شامل تعیین مراحل فرآیند، تخصیص منابع و تعریف معیارهای ارزیابی عملکرد است.
-
پیاده‌سازی و اجرای فرآیندها
– پیاده‌سازی فرآیندها: در این مرحله، فرآیندهای طراحی‌شده باید به واقعیت تبدیل شوند. این شامل استقرار سیستم‌ها و فناوری‌های لازم برای اجرای فرآیندها و آموزش کارکنان برای استفاده صحیح از آنها است.
– اجرای فرآیندها: پس از پیاده‌سازی، فرآیندها باید به طور مؤثر اجرا شوند. این شامل نظارت دقیق بر فرآیندها و اطمینان از اینکه همه چیز طبق برنامه پیش می‌رود است.
-
نظارت و بهبود مستمر
– نظارت بر فرآیندها: نظارت مداوم بر فرآیندها امکان تشخیص مشکلات و نقاط ضعف را فراهم می‌کند. این نظارت باید شامل جمع‌آوری داده‌ها و تحلیل عملکرد باشد.
– بهبود مستمر: با استفاده از داده‌های جمع‌آوری‌شده، سازمان‌ها می‌توانند در جهت بهبود مستمر فرآیندها تلاش کنند. این بهبود می‌تواند شامل تغییرات در مراحل فرآیند، بهینه‌سازی منابع یا اصلاح رویکردهای مدیریتی باشد.
چرا بهتر است از سیستم ساز کسب و کار استفاده کنیم؟
سیستم سازی به مدیران کسب و کار کمک می کند تا از این طریق وابستگی سازمان را به خودشان کاهش دهند و در زمانی که در محل کار خود حضور ندارند، همه کارها به خوبی و بدون هیچ مشکلی پیش برود.
تمامی کسب و کارها، سازمان ها و نهادها برای انجام وظایف خود از فرآیندهای مختلفی استفاده می کنند. بسیاری از این فرآیندها به صورت دستی انجام می شوند که معایب متعددی را به همراه دارد؛ برخی از این معایب عبارتند از:
- هدر رفتن زمان
- هدر رفتن منابع
- بروز اشتباهات و خطاهای انسانی
- عدم شفافیت و پاسخگویی
- عدم انعطاف پذیری در برابر تغییرات احتمالی
- کاهش راندمان
- کاهش بهره وری
راه حل این مشکل، استفاده از سیستم ساز کسب و کار است. سیستم سازی به معنای طراحی، مدل سازی و خودکارسازی فرآیندهای مختلف در کسب و کار است. در صورت استفاده از سیستم ساز با مشکلاتی که در بالا بیان شده است، هرگز مواجه نخواهید شد.
جمع بندی
در مجموع، استفاده از نرم افزار سیستم ساز کسب و کار گامی مهم و اساسی در جهت ارتقای کارایی، افزایش راندمان و کاهش هزینه ها در کسب و کار شما خواهد بود. به بیان دیگر سیستم سازی سبب رشد خودکار کسب و کار، حذف خطاها و اشتباهات کاری، افزایش عملکرد و کارایی پرسنل، افزایش کارایی کارمندان بخش های مختلف سازمان و ارائه هر چه بهتر خدمات به مشتریان می شود؛ از این طریق دیگر شاهد بروز اشتباه، انحراف یا درجا زدن در سازمان نخواهید بود.
نرم افزار BPMS ستیران، ابزاری قدرتمند جهت تولید و توسعه نرم‌افزار، هوشمندسازی کسب و کار و ساخت انواع برنامه‌ها و فرآیندها است. که بدون نیاز به دانش کدنویسی و با استفاده از رابط‌های بصری-گرافیکی از منطق ساده و ویژگی Drag & Drop استفاده می‌نماید. برای آشنایی بیشتر با قابلیت های این نرم افزار به صفحه نرم افزار BPMS مراجعه نمایید.
