راهنمای گام به گام نحوه بهبود و بهینه سازی فرآیندهای کسب و کار

مدیریت موثر فرآیند کسب و کار ( BPM ) نیاز به یک برنامه سنجیده دارد که نیازهای مستمر برای تعریف، اجرا، ارزیابی و تکرار فرآیند را برطرف کند. هسته اصلی بهبود و بهینه‌سازی فرآیند کسب‌وکار ، یک روش عملیاتی است که مشکلات و نگرانی‌های فرآیند کسب‌وکار را شناسایی، ارزیابی و حل می‌کند.

هدف بهبود و بهینه‌سازی فرآیند کسب‌وکار، طراحی مجدد فرآیند موجود برای کارآمدتر کردن، ساده‌سازی عملیات، ارتقای ارتباطات، کاهش خطاها و هزینه‌ها و افزایش بار کاری است. این پیشرفت‌ها باید با تغییر، تکامل، گسترش و اجرای فناوری‌های جدید کسب‌وکار همسو باشد.

چندین روش آزمایش شده برای بهبود و بهینه سازی فرآیندهای کسب و کار(BPM) وجود دارد. تکنیک ها و ابزارهای زیر مشتری/شهروند را در مرکز کل عملیات شرکت قرار می دهد:

• شش سیگما از اواسط دهه 1980 به عنوان یک رویکرد کلی برای بهبود فرآیند و مدیریت کیفیت جامع وجود داشته است. این رویکرد از مفهوم DMAIC (تعریف، اندازه گیری، تجزیه و تحلیل، بهبود، کنترل) به عنوان چارچوبی برای بهبود مستمر فرآیند استفاده می کند.

• تفکر ناب (Lean thinking) یک نسخه اصلاح شده از شش سیگما است. این روش بر وظایف خاصی تمرکز می کند که ارزش بیشتری را به مشتریان ارائه می دهد و نواحی بالقوه ناکارآمدی فرآیند را شناسایی می کند.

• مدیریت کیفیت جامع یا TQM در دهه 1980 توسط تولید کنندگان و سازمان های دولتی رایج شد. این چارچوب بر حذف عیوب فرآیند و بهبود کیفیت کلی محصول یا خدمات نهایی تمرکز دارد.

همه شرکت‌ها ارزش فرآیندهای کارآمد را تشخیص می‌دهند، اما واقعیت این است که بسیاری از کسب‌وکارها با ناکارآمدی‌های اساسی در گردش کار مواجه می‌شوند که باید اصلاح شوند. همانطور که شرکت ها به صورت دیجیتالی در چشم انداز تجاری بسیار رقابتی امروزی دگرگون می شوند، فرآیندهای ناکارآمد می توانند بر کل عملیات تجاری شرکت تأثیر منفی بگذارند. تنها یک فرآیند ناکارآمد می تواند بر منابع، نیروی انسانی، سود و کیفیت و قابلیت اطمینان محصولات و خدمات تأثیر بگذارد. فرآیندهای ناکارآمد می توانند گلوگاه هایی ایجاد کنند که مانع از اجرای صحیح عملیات، افزایش هزینه ها، مهلت های از دست رفته، وظایف ناتمام مانده و کاهش واکنش سازمان به نوسانات بازار شود.

ایجاد فرآیندهای تجاری موثر و کارآمد می تواند پیچیده و زمان بر باشد. اما به روز نگه داشتن این فرآیندها، بهبود آنها در صورت نیاز و بهینه سازی مداوم آنها می تواند حتی دشوارتر باشد. مردم اغلب در برابر تغییر مقاوم هستند، به خصوص زمانی که فرآیندها برای مدت طولانی بدون تغییر در حال اجرا بوده اند. با این حال، کارآمدتر کردن یک فرآیند می‌تواند به ساده‌سازی رویه‌ها، حذف وظایف غیرضروری و تکراری، خودکارسازی وظایف خاص، افزایش نرخ بازگشت سرمایه (ROI) و بهبود رضایت کارکنان و مشتریان کمک کند.

فرآیندهای تجاری کارآمد به یک طرح اولیه برای بهبود مستمر و بهینه سازی نیاز دارد.

فرآیندی که به خوبی مدیریت می‌شود و به طور مداوم بهبود می‌یابد، می‌تواند خطاها را کاهش دهد، زمان تکمیل فرآیند را کوتاه کند، بار کاری را  کاهش دهد، ضایعات را شناسایی کند، موارد تکراری را حذف کند و عملکرد کلی کسب و کار را افزایش دهد. بهینه سازی یک فرآیند تجاری همچنین می تواند ثبات، کیفیت و انطباق را افزایش دهد، خطرات را کاهش دهد و دید بیشتری را برای مشتریان و مدیران فراهم کند.

هنگام برنامه‌ریزی برای شروع بهینه‌سازی و بهبود فرآیند کسب‌وکار، 3 چیز باید مشخص شود . 1. اهداف کسب‌وکار  2.جایی که به بهبود نیاز است و  3. آنچه باید بهینه شود . همچنین داشتن یک چشم انداز از هدف اصلی بهینه سازی،می تواند معیارهای اندازه گیری و ارزیابی پیشرفت را مشخص می کند.

روی یکی از فرآیندهایی که نیاز به بهبود فوری دارد تمرکز کنید، با ذینفعان و اعضای تیم تماس بگیرید تا مشخص کنید کدام کارها و فعالیت‌ها بیشترین زمان و منابع را می‌گیرند و توصیه‌هایی در مورد چگونگی بهبود فرآیند جمع‌آوری کنید. در این فرآیند، کاری را انتخاب کنید که کمترین پیچیدگی و زمان را برای بهینه‌سازی نیاز داشته باشد، اما صرف نظر از اینکه چقدر کوچک است، بازخورد سریعتری را پیش بینی میکنید. بهینه‌سازی های کوچک هنوز هم می‌توانند نتایج قابل‌توجهی را در بر داشته باشند، نتایج مثبت بلادرنگی را برای ذینفعان فراهم کنند و پیش زمینه ذهنی مناسبی برای بهینه سازی های پیچیده‌تر آماده کند.

هنگامی که فرآیندی برای بهبود شناسایی شد، هدف بهینه سازی فرآیند را تعریف کنید، اهداف کلی و همچنین اهداف کوچکتر را که بلافاصله قابل اندازه گیری هستند تعیین کنید و برنامه ای برای دستیابی به آن اهداف طراحی کنید . درک روشنی از آنچه بهینه سازی به دست می آورد – برای مثال، پس انداز مالی، صرفه جویی در منابع یا صرفه جویی در زمان داشته باشید. این اهداف را به وضوح به مدیران اجرایی و ذینفعان منتقل کنید تا همگی بینش یکسانی نسبت به اهداف پیدا کنند.

با استفاده از روش‌های مدل‌سازی BPM، فرآیند کسب‌وکار را بصورت بصری ترسیم کنید. این ابزارها می‌توانند روشی استاندارد و قابل فهم برای تعریف چگونگی جریان فرآیند جاری در بخش‌های مختلف، مراحل مختلف فرآیند و اجزای درون فرآیندهایی که به صورت متوالی یا موازی اجرا می‌شوند، ارائه دهند.

نقشه برداری از فرآیند به تجزیه و تحلیل فرآیند جاری و مکان یابی مراحل و یا اجزای ناکارآمد که می توانند بهبود یابند و بهینه شوند کمک می کند. همچنین از بازخورد ارائه شده توسط ذینفعان برای تجزیه و تحلیل مراحلی در فرآیند که بیشترین زمان را می گیرند، گلوگاه ها ، اختلالات موجود در ارتباطات ، مراحل بی ارزش که می توان آنها را  بازطراحی یا حذف کرد، استفاده کنید. به عنوان مثال، با شرطی کردن برخی وظایف، یکپارچه کردن وظایف خاص، تطبیق مجوزهای داده یا خودکار کردن وظایف دستی این روند را به سمت بهبود هدایت کنید.

خودکار سازی و اتوماسیون  فرصت هایی را برای بهبود سریع و بهینه سازی فرآیند کسب و کار با حذف گلوگاه های دستی ایجاد شده، رسیدگی به مشکلات تکرارپذیر و حذف ناکارآمدی ها فراهم می کند. تعیین کنید که چه منابع پولی و زمانی با خودکار سازی در نرم افزار BPMS  صرفه جویی می شود تا خرید یک نرم افزار BPMS  قدرتمند را برای سازمانتان توجیه کنید.

مطمئن شوید که طراحی مجدد فرآیند با اهداف تجاری تثبیت شده شما مطابقت دارد و به طور قابل توجهی بر کارایی فرآیند، صرفه جویی در منابع و ROI تأثیر می گذارد. یک نرم‌افزار مدل‌سازی فرآیند کسب‌وکار خوب می‌تواند به اندازه‌گیری تأثیر و ارائه توصیه‌هایی در مورد جایی که فرآیند می‌تواند در مرحله آزمایشی بهبود یابد کمک کند.

تست و تضمین کیفیت به یک اندازه گام‌های مهمی هستند تا اطمینان حاصل کنید که فرآیند جدید قبل از اجرای آن در محیط و مقیاس اصلی کارآمد خواهد بود. حتی فرآیندهای کسب و کار کاملا بهینه نیز می توانند توسط شرایط پیش بینی نشده مورد تهدید قرار گیرند. آزمایش کل فرآیند قبل از اجرای کامل به جلوگیری از بررسی مجدد و طراحی مجدد تکراری پس از استقرار کمک می کند.

پس از اجرای کامل، فرآیند جدید را از لحاظ کارایی و اثربخشی مورد اندازه گیری قرار دهید. با تغییر شرایط بازار و عملیات تجاری، فرآیندهای تجاری نیز تغییر می کنند. بنابراین، یک فرآیند کسب و کار نیاز به ارزیابی و نظارت مستمر دارد تا اطمینان حاصل شود که ارزش بیشتری نسبت به فرآیند قدیمی ارائه می دهد. بازخوردها را از ذینفعان جمع آوری کنید و روند را برای هر جزء مشکل دار جدیدی که نیاز به رسیدگی دارد، نظارت کنید.

فرآیندهای کسب و کار بهبود یافته و بهینه شده در صورت استفاده موثر، ناگزیر تأثیر مثبتی بر اکثر جنبه های عملیات تجاری خواهد داشت. بهبود و بهینه سازی تنها یک فرآیند تجاری ناکارآمد می تواند بازده تجاری قابل توجهی داشته باشد.

بر کیفیت تمرکز کنید، فرآیند جدید را با اهداف واضح، واقع بینانه و قابل اندازه گیری اندازه گیری کنید و پیشرفت را به طور منظم با ذینفعان، مدیران اجرایی و مشتریان در میان بگذارید. این مراحل مهم در بهبود و بهینه سازی فرآیند کسب و کار ، سازمانی کارآمدتر، چابک تر و هوشمندتر را به همراه خواهد داشت.