شاخص های ارزیابی نرم افزار BPMS

کسب‌و‌کار موفق، کسب وکاری است که، فرایندهایی که برای خود تعریف کرده را با موفقیت اجرا می‌کند. فرایندهایی که شفاف تعریف شده‌اند و به خوبی پیاده سازی می‌شوند، ضامن بقا و دوام کسب‌و‌کار هستند.

اگر کسب‌و‌کاری بخواهد پیشرفت بیشتری داشته باشد، باید فرایندهای بهینه‌تری را طراحی کند و مدام بر اجرا و دست آوردهای فرایندها نظارت داشته باشد تا در صورتی که هر فرایند، خروجی مورد نظر را به همراه نداشت، دست به اصلاح آن بزند.

نرم افزار مدیریت فرایند‌های کسب‌و‌کار که به اختصار به آن نرم افزار BPMS می‌گوییم، به کمک مدیران می‌آید تا به آن‌ها در اصلاح فرایند‌های کسب‌و‌کار خود و در نهایت پیشرفت هر چه بیشتر کسب‌و‌کار کمک کند.

اما انتخاب نرم افزار BPMS که ویژگی‌های مورد نیاز ما را داشته باشد، می‌تواند خود به یک چالش تبدیل شود. به همین علت در این مقاله سعی کرده‌ایم با تعریفی اجمالی از فرایند و مدیریت آن، به معیارهایی بپردازیم که ما را در انتخاب یک نرم افزار BPMS کاربردی و اثر بخش کمک می‌کنند. در ادامه این مقاله با ارزیابی شاخص های ارزیابی نرم افزار BPMS با ست ایران همراه باشید.

مدیریت فرایند‌های کسب‌و‌کار (BPM)

فرایندهای کسب و کار مجموعه‌ای از فعالیت‌هایی هستند که با یکدیگر ارتباط منطقی دارند و برای دستیابی به یک هدف مشخص، انجام می‌شوند.

هر فرایند ممکن است اجزای متفاوتی داشته باشد، اما تمام فرایندها شامل 5 جزء اصلی ورودی (input)، دستاورد یا خروجی (Outcome/Output)، فعالیت‌هاTasks/Activation) )، رویداد‌ها (Events)، نقاط تصمیم‌گیری (Decision points)  می‌شوند.عدم شفافیت در طراحی فرایندها، پیامد‌هایی از قبیل اتلاف وقت، افزایش اقدام‌های سلیقه‌ای، بی‌نظمی را در یک کسب‌و‌کار به همراه دارد.

نباید این موضوع به ظاهر ساده اما عمیق را فراموش کنیم که،  مجموعه‌ای از فرآیندها در کنار هم یک کسب‌و‌کار را شکل می‌دهند. مدیریت فرایند‌های کسب‌و‌کار یا business Process Management که به صورت مخفف آن را BPM می‌نامند، با تکیه بر اهمیت فرایند‌ها شکل گرفته، که توانایی در اجرای درست آن می‌تواند آینده کسب‌و‌کار را متفاوت کند.

نرم افزارهای مدیریت فرایندهای کسب‌و‌کار یا نرم افزار BPMS

بعد از این که همه مدیران به اهمیت مدیریت فرایندهای کسب‌و‌کار  (BPM)پی‌بردند. نرم‌افزارهایی به وجود آمدند تا به کسب‌و‌کارها در مدیریت فرایندها کمک کنند.

نرم افزار مدیریت فرایندهای کسب‌و‌کار (Software Business Process Management) را به اختصار BPMS می‌گوییم. نرم افزار BPMS  مدل سازی، ایجاد، اجرا، کنترل و در نهایت اصلاح  فرایند‌های کسب‌و‌کار را برای مدیران بسیار آسان کرده‌اند.

اگر شاخص‌هایی برای اندازه‌گیری موفقیت کسب و کار خود در نظر داشته باشید و برای عملکرد درستِ هر فرایند نیز یک یا چند شاخص تعریف کرده باشید. نرم افزار BPMS با جمع آوری اطلاعات مورد نیاز، به شما کمک می‌کند تا داده‌ها را تجزیه و تحلیل کرده و متوجه بشوید که کدام فرایندها به شاخص‌ها نزدیک یا از آن دور هستند.

وقتی متوجه بشوید که کدام فرایند به شاخص خود نزدیک نشده است، می‌‌توانید سریعا و پیش از آن‌که به کلیت کسب و کار لطمه وارد شود، آن فرایند را عیب‌یابی کرده و اجرای آن را اصلاح کنید.

بخش دومی که نرم افزار BPMS به کمک مدیران می‌آید این است که، بعد از مدتی می‌توان اجرای کار‌های ساده و تکرار شونده را به خود نرم افزار BPMS سپرد تا به صورت اتومات، توسط نرم افزار انجام شده و زمان شما و همکاران‌تان صرف فعالیت‌های مهم‌تر شود.

شاخص های ارزیابی نرم افزار BPMS

به اهمیت وجود نرم افزار BPMS پرداختیم و اشاره کردیم که وجود این نرم افزار می‌تواند به مدیریت درست فرآیندها کمک کند و بهبود اجرای فرایندها نیز کسب‌و‌کار را رشد خواهد داد.

اما برای انتخاب یک نرم افزار BPMS  باید چه شاخص و معیارهایی را در نظر بگیریم؟ در ادامه 7 ویژگی یک نرم افزار BPMS را با شما در میان می‌گذاریم تا در هنگام خرید با خیالی آسوده آن را تهیه کنید.

1.رابط کاربری جذاب ( UI ) :

زیبایی بصری شاید برای بسیاری از  مدیران در اولویت اول نباشد، اما اگر یک نرم افزار که قرار است به صورت روزانه از آن استفاده کنیم، زیبایی بصری بالایی نداشته باشد، ممکن است پس از مدتی برای کار کردن با آن انگیزه لازم را نداشته باشیم.

2.تجربه کاربری فوق العاده (UX) :

نرم افزار BPMS  آمده تا اجرای فرایندها را برای ما ساده‌تر کند، نباید یاد‌گرفتن خود نرم افزار به فرایندی پیچیده و عذاب آور تبدیل شود. بنابراین  کار کردن با نرم افزار BPMS باید آنقدر ساده باشد که به راحتی، هر‌کس از اعضای تیم و سازمان شما بتواند با آن کار کند و نیازی به داشتن اطلاعات پیچیده نداشته باشد.

3.ابزارهای گزارشگری :

شفاف کردن فرایند‌ها برای این است که بتوانیم از آنها خروجی‌های مورد نیازمان را بگیریم.  یک نرم افزار BPMS باید بتواند داده‌های بدست آمده از اجرای فرایند‌ها را آنالیز کند تا خروجی هر فرایند رصد شود و بتوانیم سریعا نقاط مشکل‌دار هر فرایند را تشخیص دهیم.

4.یکپارچه سازی آسان :

اهمیت قابلیت یکپارچه سازی نرم افزار BPMS با دیگر نرم افزارهای کاربردی سازمان بر کسی پوشیده نیست. و می‌دانیم که نرم افزار BPMS باید بتواند با سامانه‌های نرم افزاری دیگر یکپارچه (Integration) شود. چرا که داده‌ها در صورتی می‌توانند بهتر تحلیل (analyze)  شوند که، ارتباطشان با هم به خوبی مشخص شده باشد.

اما قابلیت یکپارچه سازی نرم افزار BPMS نباید نیاز به اطلاعات فنی پیچیده داشته باشد تا کاربر بتواند به راحتی از این قابلیت استفاده کند.

5.امنیت:

بسیاری از فرایند‌ها و شاخص‌ها که در نرم افزار تعریف می‌شوند، مخصوص کسب‌و‌کار شما هستند و شما آن‌ها را طراحی، اجرا و اصلاح کرده‌اید. درواقع اسناد و فرایندهای کسب‌و‌کار شما، همان چیزی است که وجه تمایز شما با دیگر رقیبان را مشخص می‌کند. به این علت است که  نرم افزار BPMS باید امنیت بالایی داشته باشد.

6.پشتیبانی قوی :

به هر حال نرم افزاری که قرار است این میزان داده را درخود نگه دارد و در لحظه آنها را آنالیز کند، به هر دلیل ممکن است در اجرای آن مشکلی پیش بیاید. برای این که خروجی نرم افزار به بهترین شکل باشد، شرکت ارائه دهنده نرم افزار BPMS باید پشتیبانی قویی داشته باشد تا هر لحظه نرم افزار دچار مشکل شد، بتواند مشکلات آن را حل کند.

7.امکان دسترسی در هر نقطه جغرافیایی:

این که شما بتوانید به صورت آنی، اجرای فرایندهای شرکت را مشاهده کنید، بسیار اهمیت دارد. پس نرم افزارBPMS را استفاده کنید که یا قابلیت اجرای تحت وب داشته باشد یا بتوان بر روی گوشی همراه خود نسخه‌ای از آن را داشته باشید.

جمع بندی

انتخاب نرم افزار BPMS درست، می‌تواند بسیاری از دغدغه‌های مدیریتی شما را رفع کنید، اما اگر در انتخاب نرم افزار BPMS اشتباه کنید، ممکن است یک دغدغه به تمام دغدغه‌های کاری خود اضافه کنید. پس در انتخاب آن دقت لازم داشته باشید و 7 شاخصی که برای ارزیابی نرم افزار BPMS را بیان کردیم در هنگام خرید به شدت جدی بگیرید.