داشبورد مدیریتی چیست؟ + مزایای داشبورد مدیریتی
ماشینی را تصور کنید که داشبورد نداشته باشد، به نظر شما راننده آن چه حالی را تجربه خواهد کرد؟ سرعت را افزایش دهد یا کاهش؟ میزان بنزین باقیمانده در چه مرحله ای است؟ آیا چند قدم دیگر ماشین خاموش می‌شود یا همچنان ما را تا مقصد می‌رساند؟
آنچه در این مقاله میخوانید:
اهمیت وجود داشبورد مدیریتی برای مدیران یک کسب و کار، بسیار بیشتر از داشبورد یک ماشین است. راننده آن ماشین نهایتا ماشین را یک گوشه پارک میکند و ادامه مسیر را با وسیله نقلیه دیگری طی میکند. اما تعطیلی یک کسب و کار می‌تواند تبعات بسیار زیادی داشته باشد.
به علت اهمیت داشبورد مدیریتی این مقاله را به بررسی داشبورد‌های مدیریتی اختصاص داده‌ایم و کوشیده‌ایم تعریف جامعه‌ای از آن ارائه کرده و انواع اطلاعاتی را که لازم است در داشبورد مدیریتی وجود داشته باشد را بررسی کرده‌ایم.
شاخص‌های عملیاتی و عملکردی
پیش از آن که به بحث داشبورد مدیریتی بپردازیم، باید به چند مفهوم مهم در مدیریت کسب و کار بپردازیم و آن هم تعریف شاخص و انواع آن است.
فرض کنید شما مدیر فروش یک شرکت هستید و در زمینه فروش ماشین‌های اداری و تجهیزات جانبی آن مثل جوهر،تونر، کارتریج و… فعالیت می‌کنید.
طبیعی است که مشتاق هستید بخشی از فروشتان که مربوط به تجهیزات جانبی می‌شود را افزایش دهید. شما شاخصی دارید که آن را مدام نگاه می‌کنید یعنی نرخ رشد فروش ماهیانه خود را مرتبا چک می‌کنید.
اما برای این که نرخ رشد فروش ماهیانه ثابت بماند، باید شاخص‌های دیگری را نیز بررسی کنید:
- تیم فروش هر روز چه تعداد بازدید دارد؟
- تیم فروش چه تعداد تماس با مشتریان فعلی می‌گیرد؟
- مشتریان جدید چه تعداد تماس می‌گیرند؟
- متوسط قیمت فاکتورهای صادر شده چقدر است؟
این شاخص‌ها وقتی به درستی عمل بکنند، در نهایت شاخص نرخ رشد فروش ماهیانه ثابت مانده و یا افزایش پیدا میکند. در اینجا می توانیم بگوییم نرخ رشد فروش ماهیانه یک شاخص عملکردی است که به شاخص های عملیاتی نظیر تعداد بازدید تیم فروش، تعداد تماس تیم فروش و شاخص هایی از این دست بر می‌گردد.
شاخص عملکردی (Performance Indicator) یک لایه بالاتر از شاخص عملیاتی است ولی حاصل ترکیب و تعامل شاخص‌های عملیاتی است.
شاخص کلیدی عملکرد
شاخص های کلیدی عملکرد یا key performance Indicator آن شاخص عملکردی است اهمیت استراتژیک دارد. تعداد KPI ها نباید خیلی زیاد باشد تا با رصد آنها بتوانیم خیلی سریع وضعیت کلی یک کسب و کار را بسنجیم.
هر مدیر درباره هر KPI که مشخص کرده است باید بتواند حداقل به سوالات زیر جواب دهد:
- عنوان این شاخص چیست؟
- چه کسانی بر روی این شاخص تاثیر می‌گذارند؟
- مسئول این شاخص کیست؟
- این شاخص را چگونه محاسبه می‌کنیم؟
- حد بحرانی برای این شاخص چقدر است؟
بعد از اینکه این سوالات را در خصوص هر یک از KPI های خود پاسخ دادید، به تدریج زوایای شاخص برای شما مشخص‌تر می‌شود. حالا وقت آن است که داشبورد های مدیریتی کسب و کار خود را بر حسب این شاخص ها طراحی نمایید.
داشبورد مدیریتی
یکی از مهم‌ترین شاخصه‌های یک مدیر قوی این است که کسب و کار خود را دائم کنترل میکند. او کنترل کردن را به شکل یک فرایند می بیند و پیوسته آن را انجام می‌دهد. برای این که مدیران بتوانند به درستی مدیریت فرایندهای کسب و کار را انجام دهند، باید حتما ابزارهایی را در دست داشته باشند.
تا این جا با شاخص‌ها آشنا شدیم حالا بهتر است تعریفی از داشبورد مدیریتی داشته باشیم. داشبورد مدیریتی یک روش ارائه بصری داده و اطلاعات مهم از شاخص‌ها است. داشبورد مدیریتی باید به گونه‌ای باشند که با یک نگاه بتوان از وضعیت کلی کسب و کار و سازمان‌تان آگاه شوید.
داشبورد‌های مدیریتی اطلاعات حیاتی و مهم سازمان و نقاط کلیدی و بحرانی را نمایش می‌دهد و تا حد امکان از نمایش جزئیات پرهیز می کند.
اما به هر حال از آن جهت که سیستم کنترل هر کسب و کاری باید به شکل آبشاری باشد به این معنی که اگر واحد‌ها نتوانند به اهداف خود برسند باید این موضوع به مدیر آن ها اطلاع داده شود و اگر مدیر واحد هم نتواند انحراف شاخص را بهبود ببخشد باز باید این اطلاعات به مدیران بالایی و در نهایت اطلاعات به مدیر استراتژیک یا مدیرعامل مجموعه برسد. به همین علت داشبورد مدیریتی را در سطح‌های مختلف تعریف کرده اند.
-
داشبورد مدیریتی استراتژیک(Strategic Dashboard)
این داشبورد قرار است نمایی از استراتژِ‌یهای سازمان را به مدیران ارشد سازمان نمایش دهد، بنا‌بر‌این این داشبورد مدیریتی همین که شاخص‌های کلیدی عملکرد را در بازه های زمانی مشخص نمایش دهد، کافی است.
مدیران با مشاهده داشبورد استراتژیک، متوجه وضعیت کلی سازمان شده و اگر روند کلی مجموعه از استراتژی‌های مشخص شده به دور باشد، متوجه می‌شوند که باید تغییراتی را در سطح‌های عملیاتی انجام دهند.
-
داشبورد مدیریتی تحلیلی (Analytical Dashboard)
اگر مشاهده KPI هایی که در داشبورد استراتژیک تعریف شده اند، سوالاتی را در خصوص جزییات چرایی و چگونگی اتفاقات سازمان برای مدیران به وجود بیاورد، داشبورد های تحلیلی پاسخگوی آنها خواهد بود.
برای مثال اگر در قسمت قبل (داشبورد استراتژیک) متوجه شده باشید که نرخ رشد فروش کم شده است، حال پاسخ سوال‌هایی عملیاتی که برای شما به وجود می‌آید را می‌توانید در داشبورد تحلیلی مشاهده کنید.
ممکن است زمان تحویل اجناس دیر شده باشد و همین موضوع مشتریان را ناراضی کرده باشد یا هر علت دیگری که موجب کاهش فروش شده باشد.
این داشبورد لازمه کار مدیران میان رده سازمان است، که با دیدن چالش‌ها برای آنها راه حل های منطقی پیدا کنند.
-
داشبورد مدیریتی تاکتیکی (Tactical Dashboard)
داشبورد‌های تاکتیکی برای بررسی دقیق فرایندها به وجود آمده‌اند و در آنها شاخص‌هایی برای هر فرایند مشخص شده است.
برای مثالی در داشبورد مدیریتی تاکتیکی، فرض کنید شما فرایند تماس با مشتریان را طراحی کرده‌اید و در نهایت شاخصی برای آن مشخص می‌کنید.
مدیرعامل چندان علاقه و حوصله شنیدن این جزییات را ندارد، چون اگر وقت خود را بر این جزییات بگذارد ممکن است از بررسی شاخص‌های استراتژیک دور شده و انقدر جزئی شود که ورشکست شدن کسب و کار، او را به خود بیاورد.
- داشبورد مدیریتی تاکتیکی
-
داشبورد مدیریتی عملیاتی ( Operational Dashboard)
در این داشبورد مدیریتی با اطلاعات لحظه‌ای و شاخص‌های عملیاتی سر و کار داریم که در هر لحظه در زمان کاری، در حال انجام هستند. و باید توسط ناظرین مراقبت شوند. تا در هر واحد که شاخص‌های عملیاتی افت می‌کنند به افراد تذکر داده تا به اقدامات خود پایبند باشند.
کاربردهای داشبورد مدیریتی
هر کدام از قسمت‌های کسب و کار که برای خود یک مدیر دارد، باید دارای داشبورد مدیریتی مخصوص به خود باشد تا بتواند از مشکلات و پیشرفت های کارش کاملا آگاه باشد.
- داشبورد بازاریابی
- داشبورد مدیریت فروش
- داشبورد منابع انسانی
- داشبورد مدیریت مالی
- داشبورد مدیریت ارتباطات با مشتری
- داشبورد مدیریت پروژه
این موارد و موارد دیگری که در پیشرفت یک کسب و کار اهمیت دارند، همگی دارای داشبورد‌های مدیریتی هستند که باید اجزاء این داشبوردها با حساسیت و دقت تنظیم شوند.
مزایای داشبورد مدیریتی
- هر سازمان و کسب و کاری بر پایه مجموعه ای از فرایندها شکل گرفته است. اگر برای این فرایندها شاخص‌هایی تعیین نکرده باشید، ممکن است فرایندها به درستی پیاده سازی نشده باشند و شما نیز از آن بی‌خبر باشید.
اما اگر فرایندها دارای شاخص باشند و این شاخص در یکی از داشبوردها جای داده شده باشد، شما می‌توانید با بررسی دقیق داشبورد و تحلیل شاخص‌های کلیدی هر فرایند، متوجه انحراف این شاخص شده و برای بهبود انجام هر فرایند اقدام کنید.
- یکی از شاخص‌های مهم برای هر کسب‌و‌کاری رضایت ذینفعان آن کسب و کار است. سنجش رضایت ذینفعان (مشتریان، سهامداران، کارکنان و…) خود کار سختی است، که اگر در داشبورد مدیریتی آن را دارای انحراف دیدید، باید سریعا برای آن کاری انجام دهید و در صورت نداشتن داشبورد، این نارضایتی، روزی شما را شگفت زده خواهد کرد.
- وقتی تمامی اطلاعات مورد نیاز شما در یک صفحه قابل مشاهده است، خیلی آسان‌تر می‌توانید ارتباط بین موضوعات مختلف را پیدا کرده و سر منشا مشکلات را بیابید.
- وقتی همکاران بدانند که عملکرد آنها دیده شده و نتیجه این عملکرد نیز به خوبی مشاهده می‌شود، هم انگیزه بیشتری برای اجرای کار خود دارند و هم تلاش بیشتری برای دیده شدن می‌کنند.
- وقتی در قسمت‌های مختلف کسب و کار خود مشاهده می‌کنید که چه قسمت‌هایی برای شما سودده تر بوده‌اند، در این صورت می‌توانید بر روی موارد سودده، بیشتر سرمایه گذاری کرده و از موارد زیان ده دوری کنید.
سخن آخر
هر کسب‌و‌کاری به یک سری فرایندها تقسیم شده و هر فرایندی نیاز دارد که تحت نظارت مسئول اجرای آن باشد. برای این که بتوانیم نظارت را در یک مجموعه، چه یک کسب و کار یک نفره و چه کسب و کار هزاران نفره به بهترین شکل انجام دهیم داشبورد مدیریتی می تواند به میزان زیادی به ما کمک کند.
البته موضوع مهمی که در اجرای داشبورد مدیریت مهم است این است که چالش ها تحلیل شده، و برای رفع آن اقدام شود وگرنه خود داشبورد مدیریتی به تنهایی نمی تواند اثربخشی لازم را بر مدیران داشته باشد. پس باید شاخص های گنجانده شده در داشبورد مدیریتی به راحتی قابل تحلیل و اطلاعات آن به روز باشد تا بتواند توسط مدیران به درستی تحلیل شده و برای کسب و کار موجب به پیشرفت روزافزون باشد و یا حداقل کسب و کار را، از زیانده بودن خود آگاه کند.
