نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار BPMS چیست ؟

نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار (BPMS) یک پلتفرم دیجیتال است که فرآیندهای تجاری سازمان را مدیریت و خودکار می کند. این زیرساخت چابکی شرکت را افزایش می دهد و روند کارها را سریعتر و آسان تر می کند.

BPMS ابزاری ساده و شهودی است که به شرکت‌ها کمک می‌کند تا با شناسایی، مدل‌سازی، خودکارسازی و تجزیه و تحلیل فرآیندهای تجاری، فرآیندهای تجاری را به صورت نرم افزاری اجرا، مدیریت و بهبود ببخشند. همینطور سازمان یا شرکت را در جمع آوری داده ها بصورت یکپارچه  و استفاده از آنها برای بهینه سازی فرآیندهای تجاری کلیدی یاری می رساند.

در بیان جامع تر به مجموعه ی ابزار های های طراحی و هوشمند سازی کسب و کار Bpms (Business Process Management System)   گفته میشود.

منظور از فرایندهای کسب و کار هر فرایندی است که شامل فرم ها ، گردش ها و در اخر گزارش ها و داشبورد ها می باشد که می توان در سامانه مدیریت کسب و کار طراحی و تولید شود.

یک نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار (BPMS) در چهار مرحله کار می کند.

• مرحله 1- کاربران تجاری فرآیندهای خود را مستند کرده و اقدامات مناسب و کارآمد را در قالب مراحل و به صورت وظایف مشخص و سرویس ها استخراج می نمایند.
• مرحله 2- آنها فرآیندها را به صورت دیاگرام یا نمودارهای جریان (Flow Charts) ترسیم می کنند و مجموعه ای از قوانین را برای مدل سازی فرآیند تعریف می کنند.
• مرحله 3-سپس برای شبیه سازی رفتار و بدست آوردن نتایج مورد نظر فرایند ترسیم شده، اقدام به ساخت فرم ها و فرایند در قالب مراحل و رخداد های قابل تعریف در BPMS می نمایند.
• مرحله 4-در مرحله پایانی با نظارت بر فرآیند پیاده سازی شده و اعمال تغییرات مستمر نسبت به بهبود عملکرد فرایند تا به دست آمدن نتایج مطلوب اقدام می نمایند.

سیستم‌های مدیریت فرآیند کسب‌وکار دارای نرم‌افزار اتوماسیون روند ها (ماژول گردش کار) هستند تا به کسب‌وکارها در تعریف، نقشه‌برداری و خودکارسازی فرآیندها و گردش‌های کاری کمک کنند.

فرآیند ساز امکان تعریف و طراحی مسیرها و عملکردهای حیاتی سازمان را فراهم می آورد و با پشتیبانی از قابلیت تعریف دسترسی ها و مجوزها خودکار سازی را با حداقل نظارت امکانپذیر می نماید. این سیستم‌ها همچنین به کسب‌وکارها کمک می‌کنند تا به طور مستمر گلوگاه‌های فرآیند را  شناسایی و از بین ببرند.

یک سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار (BPMS) با بهره گیری از یک طراح فرآیند کاربر پسند (USER-FRIENDLY) به کاربران اجازه می دهد تا نقشه بصری گردش کار را بدون زحمت طراحی و ویرایش کنند. بصری سازی فرآیند از طریق ابزار مدلسازی مناسب دید جامعی از روند ها و چگونگی انجام کارها به سازمان خواهد داد.

یکی از ابزارهای مهم  در BPMS  فرم ساز است که با فراهم کردن امکان تعریف ساختار های داده ای  داینامیک و تولید داده را بصورت الگوهای منظم امکانپذیر می نماید. این ابزار ها از طریق اعتبار سنجی، اطلاعات صحیح را جمع آوری می کنند ، آن را به طور موثر مدیریت و تجزیه و تحلیل می کنند و به  کاربران اجازه می دهند عناصر داده و روابط بین موجودیت های داده را تعریف کنند.

البته برخی نیاز های کسب کار شاید پیچیده باشند و برای مثل فرم هایی تو در تو ، محاسبات پیچیده و یا منطق های تصمیمی گیری سخت را دارا باشند و اینجاست که با انتخاب یک BPMS قدرتمند پروژه شما به نتیجه می رسد .

داشبرد ساز یک ابزار حیاتی در BPMS محسوب می شود. زیرا که تجزیه و تحلیل عملکرد فرآیند را امکان پذیر می نماید. گزارش‌ها و داشبرد ها با در نظر گرفتن شاخص‌های کلیدی عملکرد، داده‌هایی را درباره اقدامات، فرآیندها، وظایف و اعضای تیم دخیل در فرآیند ارائه می‌دهند.

گزارش ها و تجزیه و تحلیل ها به سازمان ها کمک می کند تا فرآیندهای موجود را بهبود بخشند، انتظارات مشتری را شناسایی کنند، رفتار بازار را پیش بینی کنند و حاشیه سود (رضایتمندی در حوزه خدمات) را افزایش دهند.

در نرم افزار های جزیره ای تعداد کمی از فرآیندهای تجاری در یک سیستم واحد وجود دارد. نرم افزار BPMS می تواند به اتصال به کلیه نرم افزار ها، درگاه های ارتباطی و زیر ساخت های سازمان اجرای فرآیند را در سیستم‌ها و دپارتمان های مختلف هماهنگ کند.

تا ضمن کاهش هزینه‌ها، کارایی، کیفیت خدمات و رضایتمندی مشتری (در سازمان های دولتی شهروند) را افزایش دهد.

یک BPMS  قدرتمند به دو صورت میتواند یکپارچگی را برای سازمان تامین نماید .

1. عملکرد ها و روند های سیستم هایی همچون CRM(مدیریت ارتباط با مشتری)، Contact Center(مرکز ارتباطات)، HRIS/HRM (مدیریت منابع انسانی) و ERP (سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمان) را بصورت درون سامانه ای (built-in) در خود داشته باشد.
2. ویا قابلیت یکپارچگی با سامانه های ذکر شده را پشتیبانی نماید.

این ویژگی اجازه می دهد تا فرآیندهای تعریف شده در BPMS به راحتی در کل سازمان قابل پیاده سازی باشند.

یک نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار برای شرکت هایی که تمایل به بهبود فرآیندهای تجاری دارند ضروری است. وظایف تکراری را حذف می کند، بهره وری را افزایش می دهد و عملکرد شرکت را  بهبود می بخشد.

همچنین درک و پیاده سازی فرآیندهای تجاری را آسان تر می کند. با اتصال فرآیندهای تجاری به یکدیگر ، داده های مفیدی را برای کارمندان فراهم می کند تا گردش کار را از نزدیک دنبال کنند و منابع را در صورت نیاز تخصیص دهند.

با BPMS، سازمان ها می توانند فرآیندهای ترکیبی ایجاد کنند که چابکی را افزایش می دهد و به سرعت با شرایط متغیر سازگار می شود. این سیستم امکان سفارشی سازی گردش کارها در طی زمان را فراهم می کند تا از هماهنگی آنها با خدمات سازمان اطمینان حاصل کند. همچنین میزان پاسخگویی را در فرآیند کسب و کار افزایش می دهد و بینش عمیقتری در مورد عملیات های اجرایی شرکت به مدیران و پرسنل ارائه می دهد.

کاهش هزینه ها هدف مهم هر سازمانی است. هزینه های عملیاتی کمتر به حاشیه سود بالاتر و بودجه سازمانی بهتر منجر می شود.

یک سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار فرآیندها را کنترل می کند و مطمئن می شود که آنها هیچ گام غیرضروری یا اقدامات ناخواسته را انجام نمی دهند. کیفیت محصول را بهبود می بخشد، گلوگاه های فرآیند را از بین می برد و ریسک شرکت را به حداقل می رساند و هزینه های عملیاتی را به میزان قابل توجهی کاهش می دهد.

هنگامی که سازمان ها عملیات ناکارآمد را حذف می کنند، سود بیشتری به دست می آورند. نرم افزار BPM تضمین می کند که فرآیندهای سازمانی مقرون به صرفه هستند. فرآیندهای موجود را بهبود می بخشد تا سازمان بتواند راه های بهتری برای انجام کارها پیدا کند. منابع شرکت عاقلانه تخصیص داده می شود و هیچ اتلافی وجود ندارد.

با حذف گلوگاه ها، سیستم به طور قابل توجهی زمان چرخه تولید محصول و یا ارائه خدمات را تسریع می کند، زمان ورود به بازار را بهبود می بخشد و زمان تحویل محصول/خدمات را کاهش می دهد و در بخش خصوصی فروش و درآمد را افزایش می دهد.

سازمان ها باید همیشه با قوانین و مقررات مطابقت داشته باشند، یک ابزار جامع BPMS می تواند تضمین نماید که بصورت مستمر انطباق با استانداردها و الزامات نظارتی را بررسی و تامین نمایید.

کاربران می‌توانند فرآیندها را بر روی یک پلتفرم مستند کنند و این امر ایمنی و امنیت را ارتقا می‌دهد. اجرای سیاست ها و کنترل های داخلی نیز آسان تر خواهد شد. از این رو می توان با اطمینان گفت شرکتی که از BPMS استفاده می کند ایمن تر، سازماندهی شده تر و قابل اعتمادتر است.

هنگامی که فرآیندها استاندارد می شوند، خطر خطای انسانی کاهش می یابد. ابزارهای گزارش گیری، آنالیز داده ها و تجزیه و تحلیل تعبیه شده در BPMS به کاربران دید بیشتری نسبت به عملکرد فرآیندها می دهد و به آنها کمک می کند تا به سرعت گلوگاه ها را شناسایی کنند.

ابزارهای اتوماسیون این پلتفرم کارایی را افزایش می دهند و به کارمندان اجازه می دهند روی کارهایی که نیاز به تخصص و مداخلات انسانی دارد تمرکز کنند. BPMS  یک دید واضح از روند ارائه خدمات  و همچنین امکان نظارت در زمان واقعی را به مدیران خواهد داد و به کارکنان برای انجام بهتر وظایف انگیزه می دهد.

مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) به طور سیستماتیک گردش کار و فرآیندهای سازمان را بهبود و بهینه می کند. برخی از نمونه های کاربرد نرم افزار  BPMS عبارتند از:

• سیستم میز خدمت
• سیستم نظام پیشنهادات
• سیستم مدیریت ارتباطات
• سیستم فروش
• سیستم مدیریت منابع انسانی
• سیستم مدیریت بازاریابی
• سیستم مدیریت پروژه
• سیستم مدیریت انطباق
• سیستم آنبوردینگ نیروهای جدید
• سیستم های مالی

هر سازمانی – بزرگ یا کوچک – می تواند از BPMS برای خودکارسازی فرآیندها و ساده کردن عملیات های اجرایی خود استفاده کند.

این یک ابزار برای شرکت هایی ضروری است که به دنبال بهبود فرآیندهای خود هستند. سیستم های BPM را می توان برای پیاده سازی فرآیندهای کسب و کار، بهبود گردش کار در سازمان و یا خودکار سازی فرآیندها در سازمان استفاده کرد.

در دنیای فوق رقابتی امروز، هر کسب و کاری باید تا حد امکان کارآمد باشد تا بتواند پایدار بماند و پیشرفت کند.

تاکید بر استفاده از فرآیندهای دستی سنتی باعث می‌شود صاحبان کسب‌وکار زمان را بکشند و پول را بر روی عناصر بیهوده کسب‌وکارشان بسوزانند. اینجا جایی است که BPMS وارد صحنه میشود.

پیاده سازی BPM Suite و یا BPM System  مزایای زیادی برای سازمان شما به همراه دارد، مهمترین آنها به شرح زیر است:

نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار ارتباطات داخلی را تقویت می کند . عملکردهای متعددی را بین کارکنان در واحدهای مختلف سازمان هماهنگ می کند . به کارمندان اجازه می دهد تا با فراهم کردن دسترسی به داده هایی که برای تکمیل وظایف خود نیاز دارند، به راحتی اطلاعات را در بین بخش ها و دپارتمان ها به اشتراک بگذارند.

قابلیت های ایجاد ارتباط و ابزارهای تعاملی تعبیه شده در BPMS حذف جزیره های داده ای را در سازمان و در دپارتمان های مجزا به همراه دارد و با دسترسی جامع تمامی بخش ها به کلیه داده ها تصمیم گیری را سرعت می بخشد.

این سیستم همکاری داخل سازمانی بین کارمندان و خارج سازمانی – بین سازمان، سهامداران و مشتریان را افزایش می دهد.

یک BPMS خوب، انعطاف پذیر و مقیاس پذیر است و به راحتی با نیازهای متغیر سازمان سازگار می شود. از طریق یک سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار، سازمان‌ها می‌توانند به سرعت ناکارآمدی‌ها یا تأخیرهای فرآیندی را شناسایی و آنها را اصلاح کنند.

کاربران می توانند چالش های فرآیند را شناسایی کرده و از ابزارهای مناسب برای اعمال تغییرات و افزایش کارایی استفاده کنند.

معیار های زیادی را برای انتخاب یک نرم افزار BPMS  مناسب باید در نظر بگیرید. در اینجا به چند متغیر که باید از آنها آگاه باشید اشاره می کنیم.

نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار باید یک رابط بصری کاربر پسند داشته باشد و استفاده از آن آسان باشد تا کارمندان بتوانند به سرعت خود را با آن تطبیق دهند.

یک پلتفرم پیچیده می تواند به معنای تاخیر در کار باشد زیرا کاربران زمان بیشتری را صرف یادگیری نحوه استفاده از نرم افزار می کنند تا کار. همچنین، یک BPMS با قابلیت سفارشی سازی بر اساس کسب و کار خود انتخاب کنید زیرا نصب و استفاده از آن آسان تر است.

برای محاسبه نرخ بازگشت سرمایه یک BPMS  باید مواردی همچون تعداد کاربرانی که BPMS مورد نظر پشتیبانی می کند، تعداد کل فرآیندهای سازمان شما که بایستی در آن پیاده سازی شود، امکانات موجود آن BPMS و تأثیری که بر سازمان شما خواهد داشت را بیابید.

ROI را بر اساس هزینه لایسنس مورد نظر شما از BPMS و مقایسه آن با ، مقدار صرفه جویی در هزینه خودکارسازی وظایف تکراری و اشتباهات نظارتی و منابعی که برای سازمان ذخیره می نماید تخمین بزنید.

قبل از تصمیم گیری در مورد BPMS، به طور گسترده مشورت و تحقیق کنید. ماهیت کسب و کار خود، تعداد فرآیندهایی که دارید، محدوده پروژه و بودجه خود را در نظر بگیرید. همچنین نقاط درد را در سازمان  خود را مشخص کنید.

مشکلات را به وضوح تعریف کنید و بهترین سیستم مدیریت فرایند های کسب و کار (BPMS) را برای حل آنها انتخاب کنید.

ابزاری را بیابید که نیازهای خاص شما را برطرف کند و به شما امکان افزایش مقیاس را بدهد. یک سیستم منعطف به شرکت شما کمک می‌کند تا با پیشرفت‌های تکنولوژیکی و شرایط متغیر بازار هماهنگ باشید و نیازهای امنیتی و کاربردی شما را برآورده می کند.

نرم افزارهای BPMS انسان محور مانند BPMS  ستیران از یک رابط بصری  فرآیند بسیار ساده برای طراحی فرآیند ها استفاده می کند. این به صاحب فرآیند غیر فنی نیز اجازه می دهد تا فرآیند را به ساده ترین شکل ممکن ایجاد کند. این نرم افزار کار ایجاد شروط و یا سرویس های متنوع را برای مسیردهی به فرآیند به ساده ترین شکل ممکن امکان پذیر می نماید.

در بیشتر نرم افزار های انسان محور طراحی بر مبنای BPMN  (یک سیستم نشانه گذاری است که از نمادهای استاندارد شده برای نشان دادن رویدادها، فعالیت ها، وظایف، اتصالات و غیره استفاده می کند) انجام می شود. این سیستم بایستی  توسط خالق فرآیند یاد گرفته شده باشد تا بتواند از آن را در طراحی سیستم مورد نظر استفاده نماید.

برخی BPMS ها مانند نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار ستیران یک مرحله ساده سازی اضافه تر نیز انجام داده و یادگیری این زبان نشانه گذاری را نیز از پیش پای طراح برداشته اند و طراحی فرایند را حتی ساده تر نیز کرده اند.

البته پیاده سازی  BPMS  و فرآیند های کسب و کار توسط برنامه نویسی که شامل ایجاد خطوط کدی است که گردش کار و انتقال داده را ایجاد می کنند نیز امکان پذیر است و حتی این روش در برخی موارد امکانات بیشتری را ارائه می دهد و می تواند فرآیندهای بسیار پیچیده را فراهم می کند، اما باید در نظر داشت که در این روش  تنها فردی که در این زمینه به شدت آموزش دیده باشد، قادر به ایجاد و اصلاح یک فرآیند خواهد بود و سازمان فاکتور های سرعت و انعطاف پذیری را در BPMS  به کلی از دست خواهد داد.

نرم افزار Cloud بر روی سرورهایی میزبانی می شود که از طریق یک مرورگر وب از هر مکانی قابل دسترسی است. جدای از قابلیت دسترسی، BPMS مبتنی بر ابر مسئولیت مدیریت نرم افزار را نیز بر عهده فروشنده می گذارد. راه حل های ابری معمولاً در مدل SaaS ارائه می شوند که هزینه کمتری را برای مشتری در بر خواهد داشت.

نرم افزار داخلی بر روی یک سیستم خاص در درون سازمان نصب می شود. مزیت اصلی on-premise این است که تمام داده های یک شرکت در داخل ذخیره می شود و به شرکت توانایی بیشتری برای محافظت و دسترسی به آن داده ها می دهد.

راه حل های منبع باز BPM به این معنی است که فروشنده کد منبع خود را در دسترس عموم قرار داده است. این بدان معناست که یک شرکت می تواند کد منبع را دانلود کرده و هر تغییری را که می خواهد برای سفارشی سازی نرم افزار اعمال کند. نرم افزارهای دارای مجوز محدودیت هایی در میزان سفارشی سازی خواهند داشت.

در دنیای فرآیند کسب‌وکار ، راه‌حل‌های منبع باز پیچیده‌تر هستند و نیاز به یک برنامه‌نویس دارند که هر گونه تغییری در آن ایجاد کند. نرم افزارهای دارای مجوز بیشتر انسان محور هستند.

موفقیت در اجرای BPM توسط یک BPMS برای سازمان شما به انتخاب نرم افزار مناسب ختم نمی شود. در واقع از آنجا شروع می شود. با این حال، عامل اولیه ای که بر میزان موفقیت مدیریت فرآیندهای کسب و کار تأثیر می گذارد، چگونگی پیاده سازی است. در اینجا مراحل اجرای موفقیت آمیز BPMS در سازمان شما آورده شده است.

تیم باید شامل اعضایی از واحدهای مختلف تجاری باشد که همتایان خود را راهنمایی کنند. آنها باید برای استفاده از پلتفرم آموزش ببینند و درک عمیقی از آنچه پروژه مستلزم آن است داشته باشند.

معیارهای کلیدی برای اندازه گیری عبارتند از میانگین زمان هر فرآیند، زمان صرفه جویی شده در هر فرآیند خودکار، کاهش هزینه، بهره وری و اثربخشی فرآیند.

محدوده پروژه را تعیین کنید، هزینه ها را مشخص کنید، مهلتی برای طراحی و اجرا تعیین کنید و معیارهای موفقیت را فهرست کنید.

این موضوع نه تنها در افزایش کارایی، بلکه در فراهم آوردن ابزار های سفارشی برای طراحی فرم ها و فرآیندها و حذف مراحل غیر ضروری در این روند بسیار حائز اهمیت است .

تمام سیستم هایی را که شرکت شما استفاده می کند، اینکه چه کسی و چگونه از آنها استفاده می کند، شناسایی کنید. درک کامل سیستم‌ها و داده‌های آن‌ها به شما کمک می‌کند تا تصمیمات دقیقی در مورد بهبود فرآیندها بگیرید.

قبل از اینکه از بین ده ها BPMS انتخاب کنید، مطمئن شوید که این ویژگی های ضروری را بررسی کرده اید.

یک ابزار طراحی فرآیند بصری به کاربر تجاری که معمولاً فرآیند را بسیار بهتر از کدنویس یا حتی تیم IT داخلی درک می‌کند، امکان طراحی فرآیند بدون دانش فنی را خواهد داد.

نرم افزار BPMS ی را انتخاب کنید که طراحی فرم ها را آسان می کند. ابزارهای طراحی فرم پیچیده می توانند کارمندان شما را از پذیرش کامل ابزار BPM شما منصرف کنند.

اطلاعات تجاری در فرم‌ها و حتی فیلد های هر فرم معمولاً بسیار حساس هستند، بنابراین راه‌حلی برای BPM انتخاب کنید که از اطلاعات از طریق امکان تعریف دسترسی انتخابی محافظت می‌کند.