بهترین جایگزین سیستم های فکس سنتی و موجود در سازمان ها چیست (فکس سرور)

/, مقالات مدیریتی, مقالات و راه حل ها/بهترین جایگزین سیستم های فکس سنتی و موجود در سازمان ها چیست (فکس سرور)

نگهداری اسناد کاغذی و مشکلات آن

قبل از هر چیزی باید توجه کرد مشکلات عدیده متنوعی در روند نگهداری اسناد کاغذی و ساماندهی آن بر اساس عنواین مختلف باعث می شود هر روز به  فکر الکترونیکی کردن اسناد خود باشیم و این کار را زود تر انجام دهیم

متاسفانه با مشکل زیر ساخت فعلی و اسناد بایگانی بسیار زیاد و پیوست کردن آن به اسناد مربوط ومرتبط ، هم بسیار سخت بوده و هم وقت زیادی به خود اختصاص می دهد .

در گذر زمان با پیدایش اتوماسیون اداری روند های مربوط به اسناد کاغذی برای تسهیل بهبود پیدا کرد ولی هنوز بعضی از سازمان برای ارسال و یا دریافت از روش های سنتی استفاده میکنند که این امر باعث هدر رفت بسیار زیاد منابع کاغذی می گردد.

مقایسه فکس سنتی و سامانه سرور فکس

در سیستم فکس شما نیاز به یک خط مستقل دارید ولی شما در سرور فکس چند سمت ، کاربر را به یک خط برای ارسال و دریافت فکس اختصاص می دهید

در دستگاه فکس کسانی که فکس را دریافت می کنند از محتوای آن اطلاع پیدا می کنند ولی در سرور فکس بر اساس قسمت و سمت دسترسی مربوطه به آن داده می شود و هیچ کس به جز شخص مربوطه قابلیت دیدن فکس را ندارد

در دستگاه فکس سرعت و کیفیت بسیار پائین در ارسال و دریافت باعث تکرار ارسال و مشغول بودن دائمی خط می گردد ولی در فکس سرور به راحتی چند کلیک و با حذف و تمیز کاری اضافات فکس ارسالی فایلی خوانا و با کیفیت ارسال می گردد

در دستگاه فکس شخص ارسال کننده فکس مشخص نیست ولی در سامانه فکس سرور می توانید گزارش های متنوع از زمان ، روز ، شخص و حتی موضوع ارسال فکس داشته باشید

دستگاه فکس نیاز دارد شما در محل حضور داشته و فایل خود را ارسال نمائید ولی در سامانه فکس نیاز به حضور فیزیکی و در هر مکان و زمان قابل دسترس است

دستگاه فکس قابلیت تعریف ارسال بصورت گروهی ندارد و زمان زیادی را برای ارسال فکس به خود اختصاص می دهد ولی در سامانه فکس سرور شما فایل مر بوطه را آماده سازی می کنید شماره های مربوط به خود را انتخاب میکنید وارسال را آغاز می کنید

بایگانی اسناد فکس نیاز به آرشیو دارد و همین امر در دراز مدت هزینه بالا را به همراه داشته و بسیار مشکل است ولی در فکس سرور تمام اطلاعات خود را بصورت مرتب و پوشه بندی دارید .

در دستگاه فکس قابلیت تعریف اولویت ارسال وجود ندارد ولی در فکس سرور می توانید فکس های خود را صف بندی و یا اولویت بندی ارسال نمائید

دستگاه فکس قابلیت ارسال فکس زماندار را ندارد ولی شما به راحتی می توانید در سرور فکس زمان ارسال و نوع فایل را انتخاب کنید و به کارهای دیگر خود بپردازید .

دستگاه فکس نیاز به تونر، سرویس و تعمیرات قطعات بعد از مدت ارسال دارد ولی در سرور فکس خبری از اینها نیست

دستگاه فکس قابلیت توسعه پذیری ندارد ولی در سرور فکس به هر میزان که بخواهید می توانید انواع سناریو های ارسال و یا دریافت را پیاده سازی کنید .

دستگاه فکس قابلیت اتصال به اتوماسیون را ندارد و نخواهد داشت ولی در سرور فکس به راحتی میتوانید با چند خط کد آن را به هر اتوماسیون اداری متصل نمائید .

آیا استفاده از فکس سرور های کد باز و یا خارجی می تواندجایگزین خوبی برای فکس مودم باشد

در اکثر شرکت های دارای اتوماسیون اداری به شما پیشنهاد می دهند برای اینکه فکس داشته باشید تعدادی کارت فکس مودم خریداری کنید که این امر نه تنها باعث کندی و عدم کیفیت در ارسال می گردد منجر به دوباره کاری و یا طولانی شدن مدت ارسال و دریافت می گردد. نداشتن گزارشات مناسب از رخداد ها و استفاده همزمان از چند خط در یک کارت فکس باعث می شود که دائما به فکر تعویض کارت فکس مودم خود باشید.

امروزه با گسترش فناوری، فکس مودم های دیگر منسوخ شده اند و جای خود را به کارت های فکس می دهند ولی بازهم این سوال به وجود می آید که کارتهای فکس موجود در بازار با چه سیستم هایی همخوانی دارد آیا نیاز به نرم افزار خاصی است و یا شاید باید به فکر تغییر سیستم اتوماسیون بود و یا حتی اگر همه شرایط مساعد باشد می تواند نیازهای آتی سازمان را جوابگو باشد.

اکثر کسانی که در راه اندازی فکس سرور  دخیل هستند می دانند برای استفاده از کارتهای فکس یا نیاز به برنامه نویسی که کارت را با سیستم اتوماسیون سازمانی منطبق سازد و یا استفاده از یک سیستم عامل متن باز بعنوان فکس سرور که مشکلات بسیار را به همراه دارد.

در ادامه به برخی از مشکلات پیش آمده اشاره می نمایم.

راه حل های مختلف برای دریافت یا ارسال فکس

سامانه فکس کد باز

وابسته به قطعات سخت افزار PC و سیستم عامل است و در صورت خرابی هر یک از قطعات سخت افزاری یا سیستم عامل ، قابلیت فکس آن از کار می افتد.

بسته به نوع پیاده سازی آنها از کارت های خروجی (Getaway) استفاده می کنند که اکثراً مشکلات زیادی با خطوط شهری و ISDN دارند.

امکان گسترش درفکس مودم ها وجود ندارند. و به ازای هر خط فکس باید یک کارت فکس مودم به کامپیوتر متصل شود.

از لحاط حفظ امنیت اطلاعات بسیار ضعیف بوده و به راحتی قابل نفوذ است.

بدلیل کیفیت نامناسب بعضی از قطعات انتخاب شده در این سیستم ها با توجه به نوع پشتیبانی ارسال برای دستگاه های فکس بافرکانس های مختلف ، ممکن است فکس بصورت ناقص و یا حتی دریافت نگردد

در زمان بروز مشکل ، گارانتی و پشتیبانی وجود ندارند و باید مجددا راه اندازی شوند.

فکس مودم

امکان گسترش درفکس مودم ها وجود ندارند. و به ازای هر خط فکس باید یک کارت فکس مودم به کامپیوتر متصل شود.

در بهترین حالت در هر pc حداکثر تا 4 کارت فکس مودم را می توان نصب کردو بیش از این قابلیت گسترش ندارد و برای تعداد خطوط فکس بیشتر باید یک PC دیگر و همچنین فکس مودم های دیگری بر روی آن نصب شود.

در ارسال فکس بصورت انبوه و با تعداد بالا ، این کارتها دچار خرابی و سوختگی می شوند.

از لحاظ امنیتی قابل اطمینان نیستند.

قادر به پشتیبانی از تمامی دستگاه های فکس نبوده و این امر باعث بروز مشکلاتی در ارسال و دریافت فکس می گردد.

فکس مودم بدلیل منسوخ شدن اکثراً دارای پشتیبانی نیست

همخوانی نداشتن بعضی از سخت افزارها بدلیل اینکه سیستم مخابراتی موجود بر استفاده از خطوط E1 یکطرفه و دو طرفه

برای داشتن قابلیتهای مختلف از جمله ارسال فکس بصورت انبوه نیاز به نوشتن اسکریپت دارد که این مورد هم نیازمند داشتن مهارت کافی در نوشتن دستورات لینوکسی می باشد.

نصب آنها با کامندهای لینوکسی انجام می شود ، که نیازمند مهارت و دانش کافی در این زمینه دارد.

بدلیل open source بودن آنها ، امکان Trouble shooting آنها وجود ندارد زیرا ماهیت نرم افزار های متن باز در نوشته شدن کدهای برنامه توسط افراد مختلف و ناشناس در سرتاسر دنیاست. بنابراین در زمان پیش آمدن مشکل نمی دانید نفرات قبلی چه کدهایی را در نرم افزار نوشته اند.

برای اضافه کردن قابلیت های مختلف باید ماژول آن بصورت کد برنامه نوشته و اضافه شود. در ضمن اضافه کردن هر کدام از این ماژول ها هزینه های خاص خود را دارند.

برای مدیریت فکس ها نیاز به نصب نرم افزار جداگانه ای جهت مدیریت و مانیتورینگ فکس ها دارید.

کلیه این نرم افزارهای برای محیط های لابراتواری و تست می باشند نه راهکار !

عدم پشتیبانی از برخی فرمت های استاندارد نوشتارید در این راهکار به اصطلاح فکس سرور !!!

اکثرا از زبان فارسی پشتیبانی نمی کنند

فکس انبوه ندارند و در صورت استفاده بیش از حد مجاز برد فکس مودم می سوزد

فکس مودم ها فقط خطوط آنالوگ را ساپورت می کنند.

نصب و راه اندازی بسیار ساده است

مسیریابی فکس دریافتی میسر نیست

قابلیت دیدن و مانیتورینگ برای ارسال و دریافت را ندارد

عدم امکان مسیریابی در فکس های دریافتی

نتیجه گیری

این نکته قابل توجه است که هر سازمان چه کوچک و چه بزرگ با خرید هر دستگاه فکس برای تولید مواد مصرفی آن مثل کاغذ باعث قطع چند درخت می شود و می تواند چه آسیبی به محیط زیست خودمان وارد نمائیم . با توجه به رشد سامانه ها و سازمانها و انتخاب روش های نوین و جایگزین سنتی از تکرار خرید اینگونه دستگاه ها جلوگیری کرده و ضمن برگشت هزینه باعث نگهداری و رشد سازمان خود شویم.

حال این سوال به ذهن میرسد آیا بهتر نیست بجای استفاده از سامانه های معیوب و ناقص خارجی یا رایگان که بسیار هزینه ها چه از نظر وقت و چه مالی  دارد یک سامانه قدرتمند فکس سرور ایرانی را با قابلیت پشتیبانی و توسعه و به روز رسانی انتخاب نمائیم .

امیدورارم این مقاله تا حدی بتواند آکاهی لازم به منظور انتخاب درست خرید دستگاه فکس یا راه اندازی فکس سرور کمک شایانی انجام دهد

کلمات کلیدی

سرور فکس ، انتخاب سامانه مناسب برای فکس ، جایگزین فکس سنتی ، فکس معمولی با سیستم های جدید

بدون ديدگاه

ثبت ديدگاه

آدرس ایمیل شما منتشر نخواهد شد.