سامانه ی گردش کار (Workflow) – اتوماسیون

//سامانه ی گردش کار (Workflow) – اتوماسیون

تعریف و مدیریت گردش فرآیندها

موتور گردش کار ستیران ابزار لازم جهت تبدیل فرآیند ها به الگوهای هماهنگ و تکرار پذیر را در اختیار سازمان ها قرار می دهد، تا بتوانند با سازماندهی منظم منابع(اسناد) و به جریان انداختن آنها در فرآیندهای سازمانی از دوباره کاری ها اجتناب کرده و باعث استاندارد سازی پروسه های موجود در سازمان شود.

امکان تعریف انواع شروط

تعریف شرط امکان تعیین روند از پیش تعریف شده فرایند های پیچیده را به سازمان خواهد داد و از بروز خطاهای انسانی در طی پیشرفت فرایند جلوگیری خواهد کرد، در تولید گردش کار با سامانه ستیران تعریف شروط بر روی انواع مراحل، سرویس ها و یا در مواقع انتخاب مجری در مراحل مختلف امکان پذیر می باشد.

  1. بر اساس محتویات و یا موجودیت فرم
  2. بر اساس محتویات و یا موجودیت فرایند
  3. بر اساس محتویات و یا موجودیت سند
  4. بر اساس محتویات و یا موجودیت مرحله
  5. شروط زمانی
  6. شروط مالکیتی (دسترسی)
  7. شروط بر اساس وضعیت سند
  8. شروط بر روی پوشه های سامانه

تعریف نوع و تنظیمات برای هر مرحله

در نرم افزار گردش کار ستیران با تعریف انواع مراحل استاندارد، آغازین و یا پایانی و مشخصات خاص هر مرحله، فرآیند را برای کاربران قابل فهم و ساده خواهید کرد، لازم به ذکر است که پیگیری های بعدی از روند پیشرفت فرایند بر اساس همین مشخصات قابل انجام خواهد بود.

  1. تعریف مرحله های نامحدود برای یک فرایند
  2. تعریف نوع مرحله (آغازین، استاندارد، مرحله پایانی)
  3. تعریف راهنمای هر مرحله جهت آموزش و یادآوری به مجری هر مرحله
  4. امکان استفاده از یک مرحله از پیش تعریف شده در چندین فرآیند
  5. تعریف بازگشت یا عدم بازگشت به مرحله قبل

اجرای انواع سرویس ها در گردش کار

در سامانه فرایند ساز ستیران با تعریف انواع سرویس های بر روی مراحل فرآیند امکان خودکار سازی اطلاع رسانی ها، ثبت و بروزرسانی داده ها بر روی انواع پایگاه ها داده و یا حتی بررسی و نظارت خودکار بر روی نحوه کار افراد و دستگاه ها در سازمان وجود خواهد داشت .

  1. ارسال و دریافت پیامک
  2. ارسال و دریافت فکس
  3. کپی و یا انتقال داده میان فرم و فرایند
  4. کپی و یا انتقال داده میان فرم های مختلف
  5. انتقال خودکار مراحل روند
  6. حذف داده های فرم و یا فیلد خاص
  7. اتصال به پایگاه داده های بیرونی و ثبت و یا استخراج داده از آنها
  8. اتصال به وب سرویس های دیگر سامانه های سازمان

رابط بصری جذاب در ساخت گردش کار

یک رابط کاربری کامل بازدهی تمام کاربران نرم افزار را بالا خواهد برد . صرف وقت اضافی برای پیدا کردن سند و یا عملکرد مورد نظر خود فقط منجر به ناامیدی و کاهش بهره­وری سامانه و کاربر خواهد شد. در همین راستا، توانایی تولید نمایشی گرافیکی از گردشهای کاری موجود موجب آسودگی خیال مدیران خواهد شد. برای مثال در گزارشات جدولی با حجم بالای داده های نمایشی در صورت وجود یک نمودار گرافیکی دیگر نیازی به دانش تخصصی جهت فرمت بندی و یا درک جدول مورد نظر نخواهید داشت

بهترین سیستم گردش کار را می توان تلفیقی صحیح از عملکرد پیشرفته و سادگی گرافیکی دانست. داشتن تمام داده های موجود در نوک انگشتان شما عالی است، اما اگر شما نتوانید به راحتی داده ی مورد نیاز خود را از میان کل داده ها پیدا کنید، داشتن دسترسی بیهوده است. به طور مشابه، مهم نیست که رابط کاربری چه قدر زیبا و ساده است، اگر شما واقعاً نمیتوانید عملکرد های مورد نظر خود را در فرآیند پیاده سازی نمایید، رابط کاربری کاملا بی معنی است.

یک رابط کاربری کامل بازدهی تمام کاربران نرم افزار را بالا خواهد برد . صرف وقت اضافی برای پیدا کردن سند و یا عملکرد مورد نظر خود فقط منجر به ناامیدی و کاهش بهره­وری سامانه و کاربر خواهد شد. در همین راستا، توانایی تولید نمایشی گرافیکی از گردشهای کاری موجود موجب آسودگی خیال مدیران خواهد شد. برای مثال در گزارشات جدولی با حجم بالای داده های نمایشی در صورت وجود یک نمودار گرافیکی دیگر نیازی به دانش تخصصی جهت فرمت بندی و یا درک جدول مورد نظر نخواهید داشت

بهترین سیستم گردش کار را می توان تلفیقی صحیح از عملکرد پیشرفته و سادگی گرافیکی دانست. داشتن تمام داده های موجود در نوک انگشتان شما عالی است، اما اگر شما نتوانید به راحتی داده ی مورد نیاز خود را از میان کل داده ها پیدا کنید، داشتن دسترسی بیهوده است. به طور مشابه، مهم نیست که رابط کاربری چه قدر زیبا و ساده است، اگر شما واقعاً نمیتوانید عملکرد های مورد نظر خود را در فرآیند پیاده سازی نمایید، رابط کاربری کاملا بی معنی است.

امکان شروع گردش کار بصورت دستی یا بصورت اتوماتیک

  • شروع فرآیند بر اساس شرط بر روی اسناد و یا دیگر فرآیند ها
  • شروع فرآیند بر اساس رخداد های سیستمی و یا زمانی
  • شروع فرآیند بر اساس رخداد های ارتباطی

نمایش بصری گردش کار طراحی شده(نمایش گراف هر فرآیند)

  • ابزار نمایش گرافی مراحل فرایند
  • نمایش بصری انواع مراحل
  • نمایش ارتباط بین مراحل و نام هر ارتباط

تعریف مدیر فرآیند جهت نظارت

پوشه بندی ودسته بندی فرآیندها

نمایش خطی و جدولی فرآیند 

تعیین دسترسی برای کاربران

امکان ارسال همزمان برای چندین مجری (جهت انجام وظایف موازی)

برای مثال بعد از تایید مرخصی درخواستی توسط مدیر دو ارجاع همزمان تعریف می شود یکی به کارشناس نیروی انسانی جهت ثبت مرخصی در سامانه مالی و دیگری به درخواست کننده مرخصی جهت اطلاع از تایید شدن مرخصی، در سیستم های خطی درخواست کننده تنها پس از ثبت می توانست از تایید مرخصی اطلاع پیدا کند و کارشناس نیروی الزامی ملزم بود تا در سریعترین زمان مرحله ثبت را به اتمام برساند تا اطلاع رسانی به درخواست کننده انجام شود .

امکان اختصاص وظیفه به دیگری (ارجاع داخلی در گردش کار)

حتی بهترین برنامه ریزی ها و نقشه ها نیز صرف نظر از این که با چه دقتی طراحی و تدوین شده باشند ممکن است اشتباه از آب درآید و حتی در بی نقص ترین فرآیندها نیز ممکن است مواردی پیش بیاید که نیاز به تغییر مجری یک یا چند مرحله در فرآیند باشد ، در این موارد در صورتی که سامانه گردش کار شما از امکان اختصاص وظیفه به دیگری(ارجاع داخلی وظیفه) پشتیبانی کند سازمان صرفه جویی بالایی در زمان و هزینه های لازم جهت باز طراحی هر باره روند خواهد داشت.

ارجاع گردشی روندهای مدور
تعریف مشخصات ارجاع
ارجاع و گردش داخلی

ابزارهای گزارش ساز جریان کار

زمانی فرا می رسد که شما تمام وظایف، روند ها و فرآیند های پروژه خود به صورت روانی طراحی و به جریان انداخته­اید، و همه چیز به نظر عالی است و اکنون فرصتی است عالی برای اجرای برخی گزارش ها بر روی جریان های کاری و کشف “چه چیزی، چه زمانی، و چه کسی”. سیستم مدیریت گردش کار شما باید بتواند اطلاعات دقیقی را که در هنگام اجرای گزارش ها نیاز دارید را به شما ارائه دهد، زیرا این اعداد هستند که به دستیابی به دیداری عینی تر برای پاسخگویی، بهره­وری و مدیریت منابع منجر می شوند.

تعریف الگو ها در قالب زیر فرآیند

در هنگام نیاز به طراحی روند های چند منظوره، یک سیستم گردش کار می بایستی تمامی امکانات و ابزارهای لازم را جهت ساخت فرآیندی متناسب با نیازهای سازمان را در اختیار داشته باشد، برای مثال در شرایطی ممکن است در سازمان نیاز به طراحی روندی با تلفیق جریان های متوالی و موازی وجود داشته باشد و یا حتی روند هایی با چند لایه مجزای عملکردی مورد نیاز باشد از این رو وجود قابلیتی مانند تعریف الگو از طریق زیر فرآیندها میتواند در عین سادگی چنین قابلیت هایی را در اختیار سازمان قرار دهد و نیز استفاده مجدد از فرآیند را در دیگر روند ها امکانپذیر نماید.

تعریف مجری برای هر مرحله به صورت پویا

  • امکان انتخاب مجری از سمت های چارت سازمانی
  • انتخاب مجری مراحل قبل به عنوان مجری مرحله جاری
  • انتخاب شروع کننده فرآیند به عنوان مجری
  • انتخاب مجری بر اساس داده های فرم
  • انتخاب مجری بر اساس مدیر سازمان یا مدیر فرایند جاری