سامانه ی کارگردان| گردش کار (Workflow)

//سامانه ی کارگردان| گردش کار (Workflow)

ماژول گردش کار (Workflow)

موتور گردش کار ستیران امکانات لازم جهت تبدیل فرآیند های تجاری به الگوهای هماهنگ و تکرار پذیر را در اختیار سازمان ها قرار می دهد تا بتوانند با سازماندهی منظم منابع(اسناد) و به جریان انداختن آنها در فرآیندهای سازمانی از دوباره کاری ها اجتناب کرده و باعث استاندارد سازی پروسه های موجود در سازمان بشوند، این ابزار با ساده سازی ارتباط میان افراد/ سیستم ها و بخش های مختلف سازمان ارائه خدمات و یا پردازش اطلاعات را، از طریق تعریف دنباله ای از عملیات ها، که به عنوان وظیفه، برای یک فرد یا گروه تعریف شده است و تلفیق آن با یک یا چند مکانیسم ساده یا پیچیده امکان پذیر می نماید.

قابلیت تعریف و مدیریت گردش فرآیند از طریق سامانه تحت وب

با توجه به نیاز سازمان ها می توان گفت، این یکی از اساسی ترین نیازهای یک سیستم گردش کار تلقی میشود. از طریق این قابلیت شما قادر خواهید بود از هر نقطه به گردش کار های خود دسترسی داشته باشید و نیازی نیست تا به میز خود بسته شده باشید و یا اینکه بجای یادداشت برداری و امید به ثبت آن هنگامی که به دفتر کار خود رسیدید با استفاده از لپ­تاپ و یا حتی تلفن همراه خود تمامی کارهای خود را مدیریت کرده و هیچ زمانی را از دست ندهید.

در سامانه کارگردان ستیران حتی بخش تعریف فرایند های جدید نیز در سامانه تحت وب گنجانده شده است تا مدیران سازمان حتی برای تعریف تنظیمات گردش کار جدید و تغییر روند های کنونی سازمان نیز نیازی به مراجعه به سرورهای سازمان نداشته باشند .

  1. ساخت فرآیند بر اساس تعریف مراحل و ارتباط میان آنها
  2. نمایش خطی و جدولی فرآیند در هنگام ساخت
  3. امکان تعریف دسترسی برای بخش های مختلف سازمان جهت ساخت فرآیند زیر بخشی
  4. تعریف مدیر فرآیند جهت نظارت بر روندها
  5. پوشه بندی فرآیندهای ساخته شده جهت مدیریت دسترسی و ویرایش فرآیند
  6. دسته بندی فرآیند های بر اساس پوشه ها

امکان تعریف مراحل فرآیند و نوع هر مرحله

در سامانه کارگردان ستیران امکان انتخاب نوع مرحله، راهنمای مجری و یا مجریان مرحله، تنظیماتی همچون وجود و یا عدم وجود امکان بازگشت و همینطور تنظیمات ارجاعات همزمان(موازی) تعبیه شده است .

  1. تعریف مرحله های نامحدود برای یک فرایند
  2. تعریف نوع مرحله (آغازین، استاندارد، مرحله پایانی)
  3. تعریف راهنمای هر مرحله جهت آموزش و یادآوری به مجری هر مرحله
  4. امکان استفاده از یک مرحله از پیش تعریف شده در چندین فرآیند
  5. تعریف بازگشت یا عدم بازگشت به مرحله قبل

تعریف انواع سرویس ها بر روی هر مرحله

با توجه به ماهیت سامانه ستیران 360 به عنوان سامانه مدیریت ارتباطات سازمانی و قرار گیری ماژول کارگردان به عنوان یکی از زیر ماژول های این سامانه پشتیبانی کامل ماژول کارگردان از سرویس های ارتباطی همچون ارسال و دریافت پیامک، فکس، تماس، چت و دیگر ارتباطات سازمانی در قالب رخداد های فرآیند بدیهی می باشد. افزون بر آن تحلیلگران این ماژول انواع دیگر سرویس ها را نیز به صورت از پیش طراحی شده برای استفاده در فرآیندها تعبیه نموده اند که در زیر به چند مورد اشاره شده است.

  1. ارسال و دریافت پیامک (در صورت وجود ماژول پیامک در قرارداد)
  2. ارسال و دریافت فکس (در صورت وجود ماژول فکس در قرارداد)
  3. کپی و یا انتقال داده میان فرم و فرایند
  4. کپی و یا انتقال داده میان فرم های مختلف (در صورت وجود ماژول فرم ساز در قرارداد)
  5. انتقال خودکار مراحل روند
  6. حذف داده های فرم و یا فیلد خاص
  7. اتصال به پایگاه داده های بیرونی و ثبت و یا استخراج داده از آنها
  8. اتصال به وب سرویس های دیگر سامانه های سازمان

تعریف انواع شروط بر روی هر مرحله

امکان تعریف شروط به صورت تفکیکی و یا تلفیقی در سامانه گردش کار از الزامات محسوب می شود. در سامانه کارگردان ستیران تعریف شروط با استفاده از ابزار از پیش طراحی شده این سامانه بسیار ساده و لذت بخش می باشد و از طرف دیگر ابزار هایی همچون عبارت ساز ستیران (Setiran Query Builder) امکان تعریف هر نوع شرط و یا شروط دیگر را بر روی مراحل فرایند امکان پذیر می نماید.

  1. بر اساس محتویات و یا موجودیت فرم
  2. بر اساس محتویات و یا موجودیت فرایند
  3. بر اساس محتویات و یا موجودیت سند
  4. بر اساس محتویات و یا موجودیت مرحله
  5. شروط زمانی
  6. شروط مالکیتی (دسترسی)
  7. شروط بر اساس وضعیت سند
  8. شروط بر روی پوشه های سامانه

تعریف مجری برای هر مرحله به صورت پویا

اختصاص و ارجاع وظایف بصورت خودکار و یا بر اساس هوش داده محور یکی از وظایف اصلی هر سامانه گردش کاری می باشد، در سامانه کارگردان ستیران این خاصیت بصورت کاملا جامع و در عین حال ساده برای طراح فرآیند دیده شده است.

  1. امکان انتخاب مجری از سمت های چارت سازمانی
  2. انتخاب مجری مراحل قبل به عنوان مجری مرحله جاری
  3. انتخاب شروع کننده فرآیند به عنوان مجری
  4. انتخاب مجری بر اساس داده های فرم
  5. انتخاب مجری بر اساس مدیر سازمان یا مدیر فرایند جاری

تعریف فرم های هر محله

جامعیت سامانه ستیران 360 و وجود یک سامانه فرم ساز در این پکیج قدرت دو چندانی به ماژول کارگردان ستیران داده است. با حمایت فرم ساز می توان برای فرایند ها در هر مرحله فرم های مربوطه را تنظیم و تبیین نمود، روند ها تکمیل و تصحیح فرم ها را تضمین نموده و امکان ارائه انواع خدمات فرم محور را از طریق سیستم از پیش تعیین شده فرآیند فراهم می آورد.

  1. تعریف فرم برای هر مرحله
  2. تعریف فرم در هنگام انتقال میان دو مرحله
  3. نمایش کپی یک فرم تکمیل شده
  4. نمایش فقط خواندنی یه فرم
  5. تعریف دسترسی مرحله به فرم بدون نمایش آن

امکان ارسال همزمان برای چندین مجری (جهت انجام وظایف موازی)

برای مثال بعد از تایید مرخصی درخواستی توسط مدیر دو ارجاع همزمان تعریف می شود یکی به کارشناس نیروی انسانی جهت ثبت مرخصی در سامانه مالی و دیگری به درخواست کننده مرخصی جهت اطلاع از تایید شدن مرخصی، در سیستم های خطی درخواست کننده تنها پس از ثبت می توانست از تایید مرخصی اطلاع پیدا کند و کارشناس نیروی الزامی ملزم بود تا در سریعترین زمان مرحله ثبت را به اتمام برساند تا اطلاع رسانی به درخواست کننده انجام شود .

امکان شروع گردش کار بصورت دستی یا بصورت اتوماتیک

  1. شروع فرآیند بر اساس شرط بر روی اسناد و یا دیگر فرآیند ها
  2. شروع فرآیند بر اساس رخداد های سیستمی و یا زمانی
  3. شروع فرآیند بر اساس رخداد های ارتباطی

نمایش گردش کار طراحی شده بصورت بصری(نمایش گراف هر فرآیند)

  1. ابزار نمایش گرافی مراحل فرایند
  2. نمایش بصری انواع مراحل
  3. نمایش ارتباط بین مراحل و نام هر ارتباط

امکان اختصاص وظیفه به دیگری (ارجاع داخلی در گردش کار)

حتی بهترین برنامه ریزی ها و نقشه ها نیز صرفنظر از این که با چه دقتی طراحی و تدوین شده باشند ممکن است اشتباه از آب درآید و حتی در بی نقص ترین فرآیندها (گردش کارها) نیز ممکن است مواردی پیش بیاید که نیاز به تغییر مجری یک یا چند مرحله در فرآیند باشد ، در این موارد در صورتی که سامانه گردش کار شما از امکان اختصاص وظیفه به دیگری(ارجاع داخلی وظیفه) پشتیبانی کند سازمان صرفه جویی بالایی در زمان و هزینه های لازم جهت باز طراحی هر باره روند خواهد داشت.

تعریف مشخصات ارجاع در انتقال از هر مرحله به مرحله بعد بصورت خودکار و یا قابل ویرایش در روند

امکان ارجاع داخلی و ایجاد گردش های اضافی

امکان ارجاع بازگشتی جهت پیاده سازی روندهای مدور(گردشی)

ابزارهای گزارش ساز جریان کار

زمانی فرا می رسد که شما تمام وظایف، روند ها و فرآیند های پروژه خود به صورت روانی طراحی و به جریان انداخته­اید، و همه چیز به نظر عالی است و اکنون فرصتی است عالی برای اجرای برخی گزارش ها بر روی جریان های کاری و کشف “چه چیزی، چه زمانی، و چه کسی”. سیستم مدیریت گردش کار شما باید بتواند اطلاعات دقیقی را که در هنگام اجرای گزارش ها نیاز دارید را به شما ارائه دهد، زیرا این اعداد هستند که به دستیابی به دیداری عینی تر برای پاسخگویی، بهره­وری و مدیریت منابع منجر می شوند.

تعریف الگو ها در قالب زیر فرآیند

در هنگام نیاز به طراحی روند های چند منظوره، یک سیستم گردش کار می بایستی تمامی امکانات و ابزارهای لازم را جهت ساخت فرآیندی متناسب با نیازهای سازمان را در اختیار داشته باشد، برای مثال در شرایطی ممکن است در سازمان نیاز به طراحی روندی با تلفیق جریان های متوالی و موازی وجود داشته باشد و یا حتی روند هایی با چند لایه مجزای عملکردی مورد نیاز باشد از این رو وجود قابلیتی مانند تعریف الگو از طریق زیر فرآیندها میتواند در عین سادگی چنین قابلیت هایی را در اختیار سازمان قرار دهد و نیز استفاده مجدد از فرآیند را در دیگر روند ها امکانپذیر نماید.

رابط بصری جذاب

یک رابط کاربری کامل بازدهی تمام کاربران نرم افزار را بالا خواهد برد . صرف وقت اضافی برای پیدا کردن سند و یا عملکرد مورد نظر خود فقط منجر به ناامیدی و کاهش بهره­وری سامانه و کاربر خواهد شد. در همین راستا، توانایی تولید نمایشی گرافیکی از گردشهای کاری موجود موجب آسودگی خیال مدیران خواهد شد. برای مثال در گزارشات جدولی با حجم بالای داده های نمایشی در صورت وجود یک نمودار گرافیکی دیگر نیازی به دانش تخصصی جهت فرمت بندی و یا درک جدول مورد نظر نخواهید داشت

بهترین سیستم گردش کار را می توان تلفیقی صحیح از عملکرد پیشرفته و سادگی گرافیکی دانست. داشتن تمام داده های موجود در نوک انگشتان شما عالی است، اما اگر شما نتوانید به راحتی داده ی مورد نیاز خود را از میان کل داده ها پیدا کنید، داشتن دسترسی بیهوده است. به طور مشابه، مهم نیست که رابط کاربری چه قدر زیبا و ساده است، اگر شما واقعاً نمیتوانید عملکرد های مورد نظر خود را در فرآیند پیاده سازی نمایید، رابط کاربری کاملا بی معنی است.