مدیریت ارتباطات یکپارچه سازمانی-سامانه جامع ستیران 360

//مدیریت ارتباطات یکپارچه سازمانی-سامانه جامع ستیران 360

معرفی سامانه جامع ستیران 360

سامانه مدیریت ارتباطات یکپارچه سازمانی (ستیران 360) از 3 زیرسیستم اصلی تشکیل شده است که وظیفه ایجاد پل ارتباطی بین سازمان و مخاطبینش را خواهد داشت و کلیه سامانه های موجود در این بسته نرم افزاری، سازمان شما رو در راستای بهینه سازی این ارتباطات یاری می نماید.

این سامانه با مدیریت کلیه درگاه های ارتباطی سازمان در قالب یک سیستم یکپارچه و با اتصال به دیگر سامانه های نرم افزاری موجود، پراکندگی اطلاعات و دوباره کاری ها را در سازمان از بین برده و امکان نظارتی جامع بر ارتباطات را فراهم می آورد.

کاهش هزینه هاي سازمان

جلوگیري از خرید نرم افزار هاي متعدد با کاربرد مشابه

یکپارچگی در بانک اطلاعاتی و تعامل سیستم ها

انعطاف پذیري و پوشش تغییرات در ساختار و یا روال هاي سازمان

جلوگیري از خرید نرم افزار هاي متعدد با کاربرد مشابه

افزایش سرعت، بهره وري و کارایی

افزایش رضایت مندي مشتري و ارباب رجوع

ایجاد گزارشات یکپارچه و جامع

کاهش هزینه هاي نگهداري ، توسعه و پشتیبانی

حرکت سریع سازمان در خصوص تغییرات وخواسته هاي شهروندان

مدیریت ارتباط با مشتریان

سامانه تکریم ارباب رجوع

ماژول مدیریت هوشمند مخاطبین

سامانه اعلان

تاریخچه ارتباطات

سامانه نوبت دهی هوشمند

تقویم سازمانی

اتوماسیون

چارت سازمانی

ارجاعات و کارتابل شخصی

ارتباط اسناد(عطف و پیوست)

مدیریت آنلاین اسناد

هامش و یادداشت گذاری اسناد

مدیریت وظایف و جلسات

مدیریت کانال های ارتباطی

تلفن گویا

سامانه پیام کوتاه

سامانه فکس

سامانه مرکز تماس

سامانه پست الکترونیک

سامانه تماسگیر خودکار

اهداف سامانه ستیران 360 در سازمان

سامانه ستیران 360 را می توان تلفیقی از سه زیر سیستم کوچکتر دانست که این سامانه های زیر شاخه ها عبارتند از سامانه مدیریت یکپارچه ارتباطات ، سامانه ارتباط با شهروندان (CiRM) و سامانه تکریم ارباب رجوع که در قالب یک رابط کاربری قدرتمند و منسجم در اختیار سازمان قرار می گیرد تا سازمان را به سوی استاندارد های جهانی در زمینه ارتباطات سوق دهد.

وجود تعداد زیادی ماژول های مرتبط و هماهنگ با یکدیگر قدرت بی نظیری به این محصول داده است . در این سامانه هریک از زیر سیستم های سه گانه بهمراه خود تعدادی ماژول به سامانه جامع می افزایند

این سامانه به صورت چند پرتالی ساختار یافته است، به گونه ای که سازمانهای بزرگ ( همانند محیط زیست کشور و 33 سازمان در کلیه استانها) برای سازمان های زیر مجموعه خود نسخه جدید خرید نمی کنند بلکه پرتال جدید ایجاد خواهند نمود که باعث می شود که سازمان با کل زیر مجموعه های خود در یک ساختار در ارتباط باشد. این روش نه تنها موجب صرفه جویی چشمگیری در هزینه ها خواهد شد، بلکه یکپارچگی باور نکردنی ایجاد میکند که تجلی آن را در اطلاعات یکدست و گزارشات پیشرفته در سطح کل سازمان می توان مشاهده نمود و خروجی فوق العاده ای از بابت تعریف روال های یکپارچه در کلیه زیر مجموعه های یک سازمان بزرگ خواهد داد. البته در این معماری هر سازمان(و یا زیر سازمان) سیستم مجزای خود را دارد و تنها به داده های بومی خود دسترسی خواهد داشت ولی سازمان بالا دست به کلیه اطلاعات دسترسی داشته و ناظر بر روند پیشرفت کارها و ارتباطات در کلیه زیر شاخه ها نیز می باشد.

اکثر سیستم های موجود در بازار ایران با معماری های خارجی توسعه یافته اند و برخی نیاز ها و یا دغدغه های سازمان های دولتی و بزرگ را نمی توانند پوشش بدهند ، برای مثال کمتری CRM ای می توانید بیابید که ساختار آن بر اساس سمت ها تعریف شود و یا قابلیت ارجاع، کارتابل و گردش اسناد ارتباطی در سازمان را پشتیبانی نماید.

در سیستم های یکپارچه مشابه بیشتر یکسان سازی در خصوص پایگاه های داده دیده می شود و عملاً سیستم ها به صورت مجزا ولی در یک بستر در کنار هم قرار می گیرند ، ولی در ستیران 360 غیر از یکپارچه سازی پایگاه های داده، ساختاری تعبیه شده است که موجب به اشتراک گذاری فرهنگ ها و قابلیت های هر ماژول در دیگر ماژول می شود ، برای مثال موارد دریافتی در مرکز تماس (فکس،پیامک یا تماس ها ) در پرونده مشتری در CRM نمایش داده می شود همچنین قابلیت ارجاع برای فکس یا شکایت دریافتی نیز امکان پذیر می باشد در صورتی که انتظار نمی¬رود فکس سرور و یا تلفن گویا از سیستم ارجاعات و گردش اسناد پشتیبانی نمایند.

در بیشتر سازمان ها برای ارائه سرویس های مورد نظر از طریق درگاه های ارتباطی مختلف به شهروندان از سامانه¬های مجزای ارتباطی استفاده می شد که فرایند را پیچیده و زمان بر می نماید ، در صورتی که در سامانه ستیران 360 سرویس های همچون ( شکایات، خدمات آنلاین و غیره ) به هر تعداد تعریف شده ، سپس روش های ارتباطی ( وب سایت ، کیوسک، پیامک ، تلفن گویا و… ) مشخص می گردد ، در مرحله بعد کلیه اطلاعات (برای مثال شکایات) صرفنظر از درگاه ارتباطی که سند از طریق آن ثبت شده، در یک محیط یکپارچه و جامع نمایش داده می شود و از طریق سیستم کنترل دسترسی ها در دسته بندی تعیین شده توسط سازمان قابل دسترسی خواهند بود. در مرحله بعد اسناد ثبت شده به کارشناس مربوطه ارجاع داده شده ، و برای او ایجاد وظیفه می نماید تا کارشناس با توجه به داده های ثبت شده توسط شهروندان در اسناد نسبت به ثبت پاسخ مناسب و یا انجام اقدامات تکمیلی اقدام نمایند . این روند با اطلاع رسانی به شهروند در خصوص اقداماتی که قرار است صورت گیرد و یا پاسخگویی به مشکلات ثبت شده ادامه می یابد. کلیه این اقدامات و پاسخ ها به همراه اسناد ثبت شده ابتدایی در سیستم آرشیو می شود تا سیستم مدیریت دانش تعبیه شده بتواند در آینده به بهترین شکل از دانش تولید شده استفاده نموده و بتوان از آن استفاده آماری و تحقیقاتی نمود.

این پکیج دارای بستری است که می توان کلیه رکورد های اطلاعاتی از هر ماژول رو به یکدیگر متصل نمود و در نهایت به یک زنجیره ای با ارزش از مدارک و اطلاعات مرتبط با هم دست یافت. برای مثال یک شکایت را به یک شخص ، یک فکس ، دو نامه ، 3 مکالمه و … متصل نمود و در یک نما به کل اسناد مرتبط به یک رکود دید جامعی پیدا کرد.

در اکثر سازمان ها مشاهده می شود که حتی یک سامانه به دفعات برای قسمت های مختلف به صورت مجزا خریداری شده است، برای مثال یک سامانه ارتباطی پیام کوتاه برای روابط عمومی یکبار خریداری شده و جهت امور اطلاع رسانی مورد استفاده قرار میگیرد و در عین حال سامانه مشابه دیگری از تامین کننده ی دیگری جهت دریافت شکایت و … توسط بخش بازرسی خریداری می شود . از قابلیت های سامانه ستیران 360 می توان به امکان تعریف تمامی ماژول ها بصورت مجزا برای واحد های مختلف سازمان جهت انجام امور متفاوت در هر واحد اشاره نمود. بدین معنا که ماژول ها، علاوه بر اینکه وظایف مرتبط با سامانه اصلی را انجام می دهد کلیه نیاز های سازمان برای واحد های دیگر را نیز پوشش خواهند داد.

کلیه ماژول ها در این پکیج نرم افزاری به صورت کاملاً داینامیک و پویا طراحی شده است و سازمان به صورت خود محور و بدون هیچ وابستگی به ستیران امکان ویرایش سناریو ها و یا افزودن سرویس های جدید را در تمامی ماژولها خواهد داشت.

این پکیج از یک موتور طراحی گردش کار سیستم های ارتباطی بهرمند است که توسط آن می توان کلیه اتفاقات داخل ماژول ها را مدیریت نماید.

در اکثر سازمان این نگرانی وجود دارد که بیشتر نسبت به رفع مقطعی و سریع شکایت های مطرح شده توجه شده و کمتر به دنبال ریشه یابی و حذف مشکلات بنیادی برای همیشه هستند ، این بدین معنی است که یک جریان می تواند بصورت مکرر تکرار شود و به دلیل عدم وجود ساختاری قابل ارجاع و دسته بندی غیر مناسب (از لحاظ استاندارد های مدیریت دانشی) و همچنین تغییر مدیران و پرسنل مسئول به یک وظیفه تکراری تبدیل شود. ستیران 360 با ساختار آرشیو و دسته بندی و برچسب گذاری موضوعی و در مرحله بعد گزارشات هوشمند خود می تواند سازمان ها را در خصوص مسائل موجود پیرامون منطقه ای خاص ویا موضوعی خاص با ارائه اطلاعات ویژه راهنمایی کرده و به این امر سرعت ببخشد. همچنین نیروی های جدید با مطالعه این بانک اطلاعاتی با ارزش و نیز اطلاعاتی قبلی ثبت شده در سمت آنها می توانند در کمترین زمان ممکن از مشکلات و مسایل درون سازمان خود مطلع شوند و با سرعت بیشتری خود را به یک نیروی کلیدی در سازمان تبدیل نمایند.

دیگر ویژگی های ستیران 360

محیط بهره برداری یکپارچه و تحت وب

وب سرویس پیشرفته برای ارتباط با دیگر نرم افزار ها

سیستم مدیریت دسترسی ها با تعیین جزئی ترین دسترسی ها بر حسب سمت

ارتباط کلیه ماژول ها با یکدیگر

قابلیت ایجاد ماژول های خاص به سفارش مشتری

سازگاری و پشتیبانی از کلیه محصولات مایکروسافت

سادگی و کاربر پسندی

دسته بندی درختی و پوشه ای در کلیه قسمت ها

دارای چارت سازمانی (سازمان های زیر مجموعه / واحد / تیم / سمت / کاربر)

یکپارچگی در ستیران 360

ستيران 360 ، سعي در خلق راهبردي دارد تا با يکپارچه سازي تمام اجزاء يک سازمان و به اشتراك گذاري کليه اطلاعات ميان کاربران مانع از تکرار بيهوده کارها شده و در نتيجه سازمان به بالاترين سطح بهره وري خود برسد در حالي که مشتريان و ارباب رجوع نيز در بالاترين سطح رضايت قرار دارند.

ساختار پرتالی

این سامانه به صورت چند پرتالی ساختار یافته است، به گونه ای که سازمانهای بزرگ برای سازمان های زیر مجموعه خود نسخه جدید خرید نمی کنند بلکه پرتال جدید ایجاد خواهند نمود که باعث می شود که سازمان با کل زیر مجموعه های خود در یک ساختار در ارتباط باشد.

این روش موجب صرفه جویی چشمگیری در هزینه ها خواهد شد و یکپارچگی بوجود آمده را در اطلاعات یکدست و گزارشات پیشرفته در سطح کل سازمان می توان مشاهده نمود و خروجی فوق العاده ای از بابت تعریف روال های یکپارچه در کلیه زیر مجموعه های یک سازمان بزرگ خواهد داد.

البته در این معماری هر سازمان(و یا زیر سازمان) سیستم مجزای خود را دارد و تنها به داده های بومی خود دسترسی خواهد داشت ولی سازمان بالا دست به کلیه اطلاعات دسترسی داشته و ناظر بر روند پیشرفت کارها و ارتباطات در کلیه زیر شاخه ها نیز می باشد.

لیست ماژول های سامانه ستیران 360

سیستم مدیریت اسناد

سیستم اعلان پیشرفته

تلفن گویا

سامانه مدیریت درخواست ها

مدیریت مخاطبین

مدیریت وظایف

سیستم تولید گزارشات

والبرد

سامانه پست الکترونیک

سیستم گردش کار

قرارملاقات ، قرار تماس و جلسات

سیستم یادداشت گذاري هوشمند

سیستم ارجاعات و کارتابل شخصی

سامانه پیام کوتاه

ماژول فرم ساز

تقویم پیشرفته سازمانی

گفتگوی آنلاین

سامانه فکس

سیستم جامع دسترسی کاربران

ماژول مخاطبین اﻣﮑﺎن ﺛﺒﺖ و دﺳﺘﻪ ﺑﻨﺪي ﻣﻮﺿﻮﻋﯽ مشخصات و اطلاعات تماس ﺗﻤﺎﻣﯽ ﻫﻤﮑﺎران، ﻣﺸﺘﺮﯾﺎن ، ﺷﺮﮐﺘﻬﺎ و ﺳﺎزﻣﺎﻧﻬﺎ در ﯾﮏ ﺳﺎﺧﺘﺎر درﺧﺘﯽ ﭼﻨﺪ ﺳﻄﺤﯽ را به کاربر سامانه خواهد داد.

یکپارچگی اطلاعات پایه و تاریخچه تماس ها، خواه از طریق مرکز تلفن باشد و یا تلفن گویا، پیام کوتاه، فکس و حتی ایمیل ، خدمت رسانی و پشتیبانی را به سطح جدیدی از هوشمندی خواهد برد زیرا از این طریق سازمان ها می توانند زمان بیشتری را به بررسی درخواست ها و زمان کمتری را به جستجوی اطلاعات پایه و یا تاریخچه تماس مخاطبین اختصاص دهند.

ماژول مدیریت فایل تعبیه شده در نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری ستیران با بهره گیری از قابلیت هایی همچون طبقه بندی و ذخیره سازی و ایجاد دسترسی های متفاوت به فایل ها در کنار امکان ساخت و تولید انواع فایل یکی از کامل ترین سامانه های مدیریت فایل را در اختیار کاربران این سامانه قرار می دهد.

ماژول تقویم تعبیه شده ستیران 360 نه تنها امکان مشاهده و برنامه ریزی زمانی را به سازمان و پرسنل خواهد بلکه قابلیت های تعریف تقویم شخصی، سازمانی و یا تقویم های مرتبط با هر واحد کاری سازمان را امکان پذیر کرده است.

تعریف، تعیین و مدیریت وظایف یکی از مهمترین و حیاتی ترین نیاز های سازمان می باشد، که در ماژول ستیران 360 با ابزاری کارآمد و قدرتمند پشتیبانی می شود. اﻣﮑﺎن تعریف و زمان ﺑﻨﺪي قرار ملاقات ها و جلسات طریق تلفن گویا، پیام کوتاه و ایمیل از امکانات منحصر بفرد سامانه ارتباط با مشتری ستیران می باشد. استفاده از قابلیت های این ماژول به شکل یک سیستم نوبت دهی خودکار با امکانات تایید و یادآوری نوبت های داده شده نیز می تواند در بسیاری از سازمان ها و شرکت ها راه گشای برنامه ریزی دقیق تر و رضایت بیشتر مراجعین و مشتریان باشد.

در سامانه های مدیریت ارتباط با شهروند/مشتری آگاه سازی پرسنل و کاربران سامانه از پیام ها، تماس ها و دیگر انواع ارتباطات ثبت شونده در سامانه و رخداد های انجام شده توسط دیگر کاربران از اهمیت بالایی برخودار است ازین رو سیستم اعلان پیشرفته ستیران به کاربران امکان می دهد تا بصورت دلخواه از رخداد ها مطلع گردند.

امکان برقراری ارتباط غیر رسمی از طریق یک ساختار سریع و در دسترس جهت جلوگیری از افزایش ترافیک خطوط داخلی و جابجایی های پرسنل در ساختمان های سازمان قابلیتی است که سیستم چت ستیران 360 به ارمغان می آورد.

درخواست دموی نرم افزار

در صورت نیاز به برگزاری جلسه معرفی هر یک از محصولات ستیران به صورت غیر حضوری و یا حضوری، درخواست خود را در این بخش ثبت نمایید.